С 1 сентября электронные перевозочные документы перестали быть вопросом «когда-нибудь потом» – новый порядок уже действует.
Что это означает для конкретной компании? Какие документы необходимо оформлять в электронном виде? Кто отвечает за их формирование и подписание? Что меняется, если в перевозке участвует экспедитор, сторонний перевозчик или субэкспедитор? И как действовать, если в процессе возникает нестандартная ситуация?
Эти и другие вопросы в Торгово-промышленной палате Смоленской области на практическом семинаре по электронным перевозочным и экспедиторским документам.
Спикерами выступили представители ООО «Эдивеб» (Санкт-Петербург):
- Алексей Квятковский, руководитель направления автоматизации логистики ООО «Эдивеб» (Санкт-Петербург)
- Павел Коптелов, эксперт по логистическим сервисам ООО «Эдивеб», соучастник создания НПА по перевозочным документам.
Такой состав спикеров позволил рассмотреть тему с двух сторон – с точки зрения нормативных требований и с точки зрения их практической реализации в бизнес-процессах.
От новых требований — к реальной работе компании
Участники семинара разобрали, как бизнесу организовать документооборот в соответствии с новыми требованиями, какие документы необходимо оформлять в электронном виде, кто отвечает за их формирование и подписание и какие особенности возникают при взаимодействии грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.
От общих требований – к практическим сценариям
Особое внимание на семинаре было уделено экспедиторским документам. На конкретных примерах спикер рассмотрел различные модели организации перевозки: когда экспедитор перевозит груз собственным транспортом, привлекает стороннего перевозчика или передает выполнение доставки субэкспедитору.
Участникам показали, какие документы используются на разных этапах перевозки – электронное поручение экспедитору (ЭПЭ), электронная экспедиторская расписка (ЭЭР), электронная складская расписка (ЭСР), электронный заказ-заявка и электронная транспортная накладная (ЭТрН).
Отдельный блок был посвящен ситуациям, когда экспедитор принимает груз во владение и когда такого приема не происходит. Были разобраны также сценарии субэкспедирования и случаи, когда один экспедитор привлекает другого для выполнения доставки.
Практическая часть позволила участникам увидеть, как меняется состав документов в зависимости от условий договора и фактической организации перевозки.
Что важно учитывать компаниям уже сейчас
В ходе семинара были рассмотрены наиболее актуальные вопросы перехода на электронный формат:
- какие перевозочные и экспедиторские документы оформляются в электронном виде;
- кто формирует и подписывает документы на каждом этапе;
- как выбрать способ подключения к информационной системе ЭПД;
- как организовать взаимодействие с контрагентами, использующими другого оператора;
- какие роли и полномочия должны быть закреплены за сотрудниками;
- как используются электронная подпись и машиночитаемая доверенность (МЧД);
- какие действия предпринимать при технических сбоях и отсутствии интернет-соединения;
- как работать с документами в нестандартных ситуациях.
Отдельно участники обсудили типовые проблемы, которые могут возникать непосредственно в процессе перевозки: отсутствие или неисправность оборудования у водителя, задержку регистрации документа или получения QR-кода, временную недоступность информационных систем, а также отказ грузополучателя от подписания электронной транспортной накладной.
Как перейти к электронному обмену
По итогам семинара был представлен практический алгоритм организации электронного документооборота.
Компании рекомендуется сначала определить собственные сценарии перевозок и перечень документов, требующих электронной подписи, затем выбрать способ подключения и оператора информационной системы ЭПД. После этого необходимо назначить ответственных сотрудников, обеспечить их необходимыми средствами электронной подписи и МЧД, проверить готовность контрагентов и провести тестовый обмен документами.
Только после проверки каждого сценария и устранения технических и организационных проблем можно переходить к продуктивному обмену.
Таким образом, переход на ЭПД требует не только технического подключения к системе, но и перестройки внутренних процессов компании и четкого распределения ролей между участниками перевозки.
Практическая площадка для бизнеса
Семинар в ТПП Смоленской области стал возможностью не только получить информацию об изменениях в законодательстве, но и разобрать практические ситуации, с которыми компании сталкиваются при организации грузоперевозок и экспедирования.
Особую ценность мероприятию придал разбор конкретных сценариев документооборота и типовых проблем – от оформления поручения экспедитору до взаимодействия с перевозчиком и грузополучателем.
ТПП Смоленской области продолжает проводить мероприятия, направленные на практическую поддержку предпринимателей и повышение их готовности к изменениям в регулировании и бизнес-процессах.
