wrapper

Новостная лента

С 1 июля 2018 года начинает действовать приказ Роструда от 25 мая 2017 г. № 435-ст, изменивший правила, по которым организации-работодатели заверяют копии.

Фактически этим документом чиновники вводят в работу кадровиков новый ГОСТ Р 7.0.97-2016  «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

После его вступления в силу работодателям придется обязательно ставить в копиях трудовых книжек и других первичных документов работников, направляемых в сторонние учреждения и компании, отметку о том, где хранится оригинал. Также меняется формулировка заверения копии документа, которая остается внутри организации.

Требования к делопроизводству по новому ГОСТу.

Внутренние копии деловой документации заверяются по-новому.

По новому ГОСТу представитель организации, которому требуется копия документа, должен заверить ее не просто словом «Верно», а указать в записи свою должность, расшифровку подписи и дату заверения копии.

Это касается заверения так называемых внутренних копий деловой документации. Например, в ситуации, когда отдел по кадрам копирует документы для струтурных подразделений, например бухгалтерии, или наоборот.

Новые требования для копий документов, направляемых в другие организации.

Если копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа, например, той же трудовой книжки. При этом в записи или штампе должно быть указано не только наименование организации или ФИО гражданина, но и фактический адрес.

Эту запись свой личной подписью должен заверить уполномоченный сотрудник. Подпись должна обязательно быть с расшифровкой. Если организация-работодатель использует круглую печать, то на записи необходим ее оттиск.

 

Многие кадровики начали использовать новые правила в работе раньше официального вступления в силу нового ГОСТа, т.к. Роструд выпустил информацию о его применении на практике заранее. В ней Роструд разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.

Руководители компаний несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства. Поэтому именно им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей на должностных лиц.

 

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»

Последнее изменение Среда, 04 июля 2018

О палате

Смоленская торгово-промышленная палата – крупнейшая региональная негосударственная организация, объединяющая более 400 наиболее успешных предприятий, учреждений, фирм и индивидуальных предпринимателей Смоленщины.

За два десятка лет она превратилась в развитую структуру, располагающую значительными организационно-техническими ресурсами и высоко профессиональным кадровым потенциалом.