Парадокс заключается в том, что в такой ситуации бывшему работодателю НЕЛЬЗЯ:
• уволить сотрудника, несмотря на его длительное отсутствие;
• вынести сотруднику дисциплинарное взыскание;
• посчитать проступок работника прогулом.

Обратите внимание! Вам обязательно надо определить уважительность причины произошедшего! По законодательству для этого требуется получить от сотрудника объяснение. Без него любой суд признает наказание незаконным и отменит взыскание, а в случае увольнения — восстановит сотрудника на месте и потребует заплатить человеку за время вынужденного прогула.

 «Мертвые души» в штате компании кроме очевидных неудобств для кадров (необходимость ежедневно отмечать неявку сотрудника в табеле учета рабочего времени, хранить трудовую книжку до востребования), несут и реальные риски работодателю. Например, случайное начисление зарплаты в случае сбоя системы или смены бухгалтера в организации. При этом невозможно просто принять на работу сотрудника взамен исчезнувшего, чтобы закрыть внезапную вакансию.

Так как прямых ответов, как поступить в подобной ситуации трудовое законодательство не дает, то дадим единственно законный и правильный алгоритм ниже.

 Алгоритм действий руководства при наличии «мертвых душ». 

Чтобы минимизировать риски и оптимизировать работу, действуйте по следующей схеме.

Издайте приказ по основному виду деятельности.

 Издайте приказ по основной деятельности исчезнувшего работника.

В нем зафиксируйте шаги компании в связи с отсутствием работника по невыясненной причине:
• во-первых, необходимо исключить сотрудника из табеля учета рабочего времени, не издавая приказа о его увольнении.
• во-вторых, бухгалтерия должна «условно» уволить его, чтобы исключить из базы по расчету и не начислять сотруднику зарплату.

Примите другого человека.

 На должность отсутствующего работника компания может принять другого человека, но только по срочному трудовому договору, который через 5 лет станет бессрочным. 

Тогда компания сможет оперативно закрыть внезапно появившуюся вакансию и не допустит рисков, которые несет отсутствующий сотрудник.

Храните невостребованные трудовые книжки.

Документы отсутствующего сотрудника Вы обязаны хранить отдельно от остальных. 

Сроки хранения невостребованных трудовых книжек на основании ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в РФ» составляют:
• если трудовые книжки завершены в 2003 году и позже – 50 лет;
• если трудовые книжки завершены ранее 2003 года – 75 лет;
• далее книжка сдается в государственный архив.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха».