Loading...

wrapper

Новостная лента

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Для того чтобы избежать споров с работниками, трудовиками и штрафа до 50 тыс. руб., перед переходом на электронный формат трудовых книжек (ЭФТК) необходимо сделать следующее:

  • правильно внести новые записи;
  • дополнить и при необходимости сделать исправления в старых записях.

О том, как это правильно сделать, смотрите рекомендации в таблице ниже.

Ситуация

Рекомендации

I. Записи на титульном листе трудовой книжки.

Ф.И.О. и дата рождения работника на титульном листе трудовой книжки должны точно соответствовать паспорту работника (п. 2.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, далее — Инструкция № 69).

Нет места для, ссылки на свидетельство о браке при смене фамилии.

Если места на титульном листе трудовой книжки не осталось, то оформлять вкладыш в трудовую книжку не нужно.

§  Реквизиты свидетельства о новом браке запишите на внутренней стороне последней страницы обложки трудовой книжки. Заверьте запись подписью и печатью при ее наличии (п. 2.3 Инструкции № 69).

§  Прежнюю фамилию работницы на титульном листе трудовой книжки зачеркните одной чертой и впишите новую фамилию (п. 2.3 Инструкции № 69).

Обратите внимание! Вкладыш оформляют, если в трудовой книжке заполнены все страницы разделов (п. 38 Правил № 225). Он должен быть оформлен по правилам заполнения и ведения трудовой книжки и вшит в нее. В трудовой книжке следует проставить штамп «Выдан вкладыш», указать серию и номер вкладыша (п. 39 Правил № 225). Штамп советуем поставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника. Нумерация записей в каждом разделе вкладыша сквозная. Она продолжает нумерацию в соответствующих разделах трудовой книжки (п. 11, 38 Правил № 225). Без трудовой книжки вкладыш не действителен. Закон не ограничивает количество вкладышей в трудовой книжке. В нее можно второй вкладыш, проставить штамп о его выдаче и указать серию и номер.

В дипломе указана не специальность, а название учебной программы.

 

§  Принимая на работу молодого специалиста, посмотрите, что у него указано в документе об образовании, о квалификации или о наличии специальных знаний. Это главный документ, на основании которого Вы вносите в трудовую книжку сведения об образовании, профессии или специальности (подп. «б» п. 9 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, далее — Правила № 225):

ü  в строке «Образование» укажите: «высшее — магистратура», если работнику присвоена квалификация «магистр»;

ü  в строку «Профессия, специальность» внесите: направление подготовки, как в дипломе — «Педагогическое образование». Сейчас в дипломе вуза не пишут профессию или специальность, но указывают, что студент освоил программу по определенному направлению подготовки.

Внесение записи при наличии нескольких специальностей.

§  Если работник, например, окончил ПТУ и имеет несколько специальностей, то сведения об образовании внесите на основании документов об образовании работника.

ü  в строке «Образование» напишите: «начальное профессиональное образование», если работник окончил ПТУ;

ü  в строку «Профессия, специальность» внесите: все полученные специальности через запятую. Если они не помещаются в отведенных строках, предложите работнику самостоятельно выбрать, какие специальности внести. Попросите его написать заявление: «Прошу указать в трудовой книжке следующие специальности…».

Обратите внимание! Записи можно заверить любой печатью компании, в которой есть наименование и место нахождения работодателя (письмо Роструда от 20.01.2014 № ПГ/13282-6-1 и от 22.11.2012 № 1450-6-1). Это может быть печать компании, печать ее кадровой службы или любая другая, которая подтверждает факт работы сотрудника в этой компании.

Какого вида должна быть подпись: «закорючка» или полная фамилия.

§  На титульном листе трудовой книжки должны быть 2 подписи — ее владельца и ответственного лица. Обе подписи нужно поставить «закорючкой». Именно подписью и работник, и ответственное лицо заверяют правильность внесенных сведений (п. 35 Правил № 225 и п. 2.2 Инструкции № 69).

§  К подписи ответственного лица закон предъявляет особое требование. Она должна быть разборчивой. Это означает, что все буквы должны быть понятны. На это указал Минтруд в письме от 20.03.2019 № 14-0/В-171. Не будет ошибкой, если ответственное лицо укажет свою фамилию полностью.

§  Подпись работника в трудовой книжке нужна в следующих случаях:

ü  На титульном листе:

-         при оформлении трудовой книжки;

-         при оформлении вкладыша или дубликата.

ü  В сведениях о работе:

-         при увольнении работника.

II. Записи в разделе «Сведения о работе».

·        В разделе «Сведения о работе» в графе 3 в виде заголовка указывайте полное наименование компании и сокращенное при его наличии (п. 3.1 Инструкции № 69).

·        В графе 1 ставьте порядковый номер записи.

·        В графу 2 арабскими цифрами вписывайте дату приема на работу.

·        В графу 3 вносите записи о приеме и переводе с наименованиями структурного подразделения, должности, специальности или профессии и квалификации. При увольнении указывайте причину со ссылкой на норму ТК.

·        В графу 4 вписывайте дату и номер приказа, на основании которого работник принят, переведен или уволен.

Написание наименования должности: кратко или полностью.

§  Наименование должности должно быть указано полностью. Записи в трудовую книжку нужно вносить без произвольных сокращений (п. 11 Правил № 225).

§  В трудовой книжке можно использовать только общепринятые сокращения в наименовании работодателя, например НИИ, ООО, НПО и т. п. Но нельзя сокращать другие, даже служебные слова, например «приказ», «Трудового кодекса Российской Федерации» и т. д.

Необходимо внести запись о работе по внутреннему совместительству.

§  В записи о работе на условиях внутреннего совместительства не надо указывать еще раз наименование компании.

§  Запись делается по аналогии с записью о приеме на основную должность, но при этом отмечается, что это совместительство.

§  Закон не определяет, как внести в трудовую книжку запись о переименовании должности, поэтому внесите запись на основании приказа. Реквизиты приказа укажите в графе 4.

Необходимо внести запись о работе по внешнему совместительству.

§  При внешнем совместительстве запись в трудовую книжку работника вносит работодатель по основному месту работы на основании просьбы работника и подтверждающих документов (п. 10 и 20 Правил № 225, абз. 7 п. 3.1, абз. 1 п. 5.1 Инструкции № 69).

§  Закон не определяет ни срок внесения записи о работе по совместительству, ни порядок внесения, поэтому на практике работодатели вносят записи одним из способов:

ü  в хронологическом порядке;

ü  блоками — одновременно о приеме и увольнении.

Чиновники против такого подхода не возражают (письмо Минтруда от 15.11.2018 № 14-2/В-91).

III. Исправление записей в трудовой книжке.

·        Ошибочные записи при первичном заполнении титульного листа трудовой книжки исправлять нельзя. Нужно оформить новую книжку. Но записи можно изменять и дополнять.

·        Неверные записи в разделе «Сведения о работе» не зачеркивайте (письмо Минтруда от 01.11.2018 № 14-0/В-868). Сделайте новую запись — признайте неверную запись недействительной (п. 30 Правил № 225, абз. 1—3 п. 1.2 Инструкции № 69).

Ошибка в названии компании уволенного работника.

§  В раздел «Сведения о работе» трудовой книжки внесите новую запись за номером 5 о том, что записи за номерами 3 и 4 недействительны. Поставьте печать компании.

§  После этого в графе 3 в виде заголовка укажите правильное полное, а также сокращенное наименование компании (п. 3.1 Инструкции № 69).

§  Ниже наименования компании в графе 1 укажите следующий порядковый номер записи — номер 6. Внесите правильную запись о приеме на работу.

§  Сделайте запись за номером 7 об увольнении. Поставьте печать компании.

Ошибка в дате приема на работу.

Чтобы исправить запись о приеме на работу, необходимо сделать следующее:

§  указать в графе 3 наименование компании в виде заголовка;

§  в графе 1 поставить следующий порядковый номер записи;

§  в графе 2 — текущую дату.

§  внесите исправительную запись: «Запись за номером 8 считать недействительной, принят 28.01.2019»;

§  ниже исправительной записи впишите должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его подпись, подпись владельца книжки, поставьте печать компании. Запись об увольнении не повторяйте.

       

Обратите внимание! Наличие двух трудовых книжек у работника НЕ является нарушением. ПФ РФ считает, что работник может иметь несколько трудовых книжек, закон этого не запрещает. Главное, чтобы сведения из всех книжек были учтены на индивидуальном лицевом счете работника. При назначении пенсии ПФ РФ учитывает периоды работы, которые работник может подтвердить.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха».

Последнее изменение Пятница, 06 декабря 2019

О палате

Смоленская торгово-промышленная палата – крупнейшая региональная негосударственная организация, объединяющая более 500 наиболее успешных предприятий, учреждений, фирм и индивидуальных предпринимателей Смоленщины.

За два десятка лет она превратилась в развитую структуру, располагающую значительными организационно-техническими ресурсами и высоко профессиональным кадровым потенциалом.