Loading...
Версия для печати

Правильное начало деловой встречи предполагает точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, инициатора беседы, название темы, представление лица, ведущего разговор, объявление последовательности рассмотрения вопросов. При завершении беседы порядок действий должен быть обратным: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику.

Деловая беседа — сложный процесс, состоящий из нескольких этапов. Выделяют следующие основные этапы: начало беседы, фаза передачи информации, фаза аргументации, этап принятия решения, завершение беседы.

Начало беседы.       

Для начала беседы существует несколько эффективных приемов:

  • Метод снятия напряженности. Он позволяет установить эмоциональный контакт с собеседником. Задайте себе вопрос: как бы хотели себя чувствовать партнеры в моем обществе? Здесь достаточно сказать несколько теплых слов или шуткой вызвать у них улыбку.
  • Метод «зацепки». Позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированной беседы. В этих целях можно использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.
  • Метод стимулирования игры воображения. Метод заключается в том, что в начале беседы Вы ставите множество вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться позднее. Этим Вы показываете, что понимаете всю сложность ситуации и одновременно даете сигнал, что оптимальное решение проблемы возможно.
  • Метод прямого подхода. Характеризуется непосредственным переходом к делу без вступления. Схема такого начала беседы: сообщаются причины, по которым была назначена беседа, осуществляется быстрый переход от общих вопросов к частным. Подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчиненными.

Фаза передачи информации.       

Передача информации — это процесс, в ходе которого собеседники пытаются создать друг для друга достаточную информационную базу. Процесс развивается по следующей закономерности: внимание и степень усвоения информации постепенно падают, а влияние Вашего авторитета на собеседника после некоторого снижения снова возрастает. Фаза передачи информации состоит из следующих элементов:

  • Информирование собеседника: общее и целенаправленное.
  • Постановка преимущественно открытых вопросов. Закрытые вопросы рекомендуется задавать не тогда, когда нужно получить информацию, а только в случаях, когда вы хотите ускорить получение согласия или подтверждения ранее достигнутой договоренности.
  • Слушание собеседника. Условия «хорошего слушания»:
  • Никаких побочных мыслей.
  • Пока Вы слушаете, нельзя обдумывать следующий вопрос и готовить контраргументы.
  • Надо сконцентрироваться на сущности предмета, вытеснить из головы все второстепенное. Особое внимание — выступлениям неподготовленных ораторов.
  • Следует сконцентрироваться только на той теме, о которой идет речь.
  • Наблюдение за реакцией собеседника. Если Вы заметили какую-то реакцию собеседника, то ее нужно проверить с помощью вопроса: правильно ли Вы эту реакцию истолковали.

Фаза аргументации.

Желательно заранее подготовить аргументацию и отрепетировать ее. Важно помнить:

  • Нужно оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями.
  • Способ и темп аргументации должны соответствовать особенностям темперамента собеседника.
  • Доводы и доказательства, разъясняемые по отдельности, намного эффективнее достигают цели, чем, если их преподнести все сразу.
  • 3-4 ярких довода достигают большего эффекта, чем много «средних» аргументов.
  • Аргументирование не должно быть декларативным или выглядеть как монолог «главного героя».
  • Точно расставленные паузы оказывают большее воздействие, чем поток слов.
  • На собеседника лучше влияет «активное» построение фразы, чем «пассивное», особенно когда речь идет о доказательствах (например, лучше сказать «мы это осуществим…», чем «можно осуществить…»).
  • Пустые фразы свидетельствуют об ослаблении внимания и ведут к ненужным паузам в целях выиграть время.
  • Нужно вести аргументацию корректно по отношению к собеседнику.
  • Можно оперировать только теми аргументами, которые приняты собеседником, и приспособить их к личности Вашего собеседника, т. е.:
  • направить свою аргументацию на цели и мотивы собеседника;
  • избегать простого перечисления фактов и излагать преимущества или последствия, вытекающие из этих фактов, интересующие собеседника;
  • употреблять только ту терминологию, которая понятна у собеседника;
  • проверять воздействие аргументов перекрестными вопросами для контроля за уровнем понимания и восприятия собеседника;
  • не забывать, что излишняя убедительность вызывает отпор;
  • сравнения следует основывать на опыте собеседника.

Принятие решений и завершение беседы         

Основные задачи, которые решаются на этом этапе:

  • Достижение основной или, в неблагоприятном случае, альтернативной цели;
  • Обеспечение благоприятной атмосферы к моменту завершения беседы;
  • Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;
  • Составление краткого резюме беседы, понятного для всех присутствующих, с четко определенным основным выводом.

Основных принципы принятия решений:

  • Прежде чем вникать в детали, постарайтесь максимально хорошо представить проблему в целом. В противном случае и Вам, и Вашему собеседнику грозит погрязнуть в мелочах, не выйдя за их пределы.
  • Не принимайте решение, пока не рассмотрите все возможные варианты. Поспешное принятие решений практически всегда заставляет потом горько сожалеть или привлекать значительные дополнительные средства, чтобы ликвидировать нежелательные последствия спешки.
  • Сомневайтесь. Наилучшие доказательства — это факты, а одним из лучших критериев истины является практика.
  • Старайтесь взглянуть на проблему с самых разных точек зрения, даже в тех случаях, когда шансы на успех кажутся минимальными. Не отвергайте невозможное. Иногда его можно воплотить в жизнь.
  • Ищите модель или аналогию, которая поможет лучше понять сущность решаемой проблемы. Это может быть словесная или графическая модель, математическая формула или уменьшенная репродукция. Подыщите подходящую метафору для своих действий.
  • Не удовлетворяйтесь первым решением, которое придет в голову. Первое решение — это, всего лишь, наиболее очевидное решение. Оптимальное и наиболее креативное (творческое) может лежать где-то в стороне.
  • Перед принятием окончательного решения поговорите с кем-нибудь о своих проблемах. Такая беседа поможет расслабиться, упорядочить проблему и увидеть в ней новые аспекты. Стоит также послушать, что скажут другие. Порой, проговаривая проблему, начинаешь четко ее видеть.
  • Не пренебрегайте своими чувствами. Логическое мышление и здравый рассудок никто не отменял, но не преуменьшайте значение своих чувств, переживаний и интуиции.
  • Помните, что каждый человек смотрит на жизнь и возникающие повседневно проблемы со своей особенной точки зрения. Поэтому, запрашивая мнения экспертов, нужно уметь вовремя остановиться (иначе их станет так много, что картина расплывется).

Техники, ускоряющие принятие решений. Существует 2 приема ускорения принятия решений; прямой и косвенный.

  • Прямое ускорение — это прямой вопрос, подразумевающий ответ «да» или «нет», 50% на 50%.
  • Косвенное ускорение — решение принимается посредством промежуточных решений. Косвенное ускорение имеет 3 метода принятия решений:
  • Гипотетический подход. Здесь лучше говорить об условном решении, чтобы собеседник привыкал к нему постепенно. Подходят следующие формулировки: «Если…», «В случае, если…», «Предположим, что…»
  • Поэтапные решения. Окончательные выводы собеседника можно предупредить, предположив, что основное положение беседы уже принято. Тогда принимаются только предварительные или частичные решения. Этим достигается достаточно сильное воздействие в нужном направлении. Таким образом, фиксируются отдельные моменты решений еще до того, как получено окончательное согласие.
  • Альтернативные решения. Важно, чтобы обе альтернативы одинаково Вас устраивали. С помощью поэтапных и альтернативных решений Вы добиваетесь решения промежуточных задач. При этом возможность натолкнуться на «нет» значительно меньше, чем при прямом ускорении.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха».

Последнее изменение Среда, 18 сентября 2019