Тонкости внесения записей в трудовую книжку

Среда, сен 18 2019

Электронные трудовые книжки — идея, которая совсем скоро станет реальностью. Но и полностью отказываться от традиционных бумажных трудовых книжек пока никто НЕ собирается. Если работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, этому препятствовать нельзя. Даже несмотря на то, что в этом случае работодателям, возможно, придется вести двойную работу: выполнять требование по передаче данных в государственную информсистему и одновременно вести бумажный документооборот. Поэтому, учимся грамотно вносить записи в бумажные трудовые книжки.

В период работы сотрудника в организации в его трудовую книжку вносите следующие сведения:

о выполняемой им работе;
о переводах на другую постоянную работу;
об установлении второй и последующих профессий, специальностей;
об обучении на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров;
о совместительстве (по желанию сотрудника);
об изменениях в наименовании должностей;
о награждении за успехи в работе;
об увольнении (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и т. п. в трудовую книжку вносите на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя организации не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. При этом формулировки записей должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Об этом сказано в п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Правила заполнения.

Записи в трудовой книжке нужно делать аккуратно, перьевой, гелевой или шариковой ручкой световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
Какие-либо сокращения слов в трудовой книжке не допускаются. Нельзя даже писать «ТК РФ» вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации».

Перевод на другую работу.

В трудовую книжку вносите только записи о переводе на другую постоянную работу. Запись о временном переводе в трудовой книжке не отражайте.
Перевод к другому работодателю отражайте в трудовой книжке двумя записями:
об увольнении с прежней работы (запись делают по прежнему месту работы);
о приеме на новую работу (запись делают по новому месту работы).
В записи об увольнении в порядке перевода укажите, в каком порядке производится перевод – по просьбе сотрудника или с его согласия.

Присвоение разряда.

Если сотруднику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), об этом нужно сделать запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.
Установление второй и последующей профессии, специальности, квалификации отмечайте в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или других категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Повышение квалификации.

Если сотрудник в период работы повышает квалификацию, то об этом нужно сделать запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.
В трудовую книжку внесите запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров с указанием реквизитов соответствующих документов (диплома, удостоверения, свидетельства). При этом продолжительность курсов значения не имеет, то есть они могут быть как краткосрочными (несколько дней), так и долгосрочными (от нескольких недель до нескольких месяцев).

Работа по совместительству.

По желанию сотрудника в его трудовую книжку могут быть внесены записи о работе по совместительству. Такие сведения вносятся по основному месту работы. Основанием для этого будет документ, подтверждающий работу по совместительству. Какой это документ, Трудовой кодекс РФ не определяет. Следовательно, он может быть любым (справка, копия или выписка из приказа о приеме на работу и т. п.) при условии, что он содержит необходимые сведения.
Для внутреннего пользования. На копии, например, для руководителей подразделений достаточно написать «Верно», указать должность того, кто ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.
Для внешних пользователей. На копиях для других организаций, например банка или паспортно-визового центра, нужно указать место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку подтвердите печатью или штампом организации.
Отказаться от печатей могут акционерные общества и ООО. Сведения о печати общество отражает в уставе. Если организация отказалась от печати, то в трудовой книжке ставьте только подписи уволенного человека, директора или сотрудника, который отвечает за них.

Награждение.

За время работы в организации сотрудник может быть награжден. В трудовую книжку вносите сведения о следующих награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги сотрудника:
о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организацией, в которой сотрудник работает;
о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, Правилами трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Записи о премиях, которые предусмотрены действующей в организации системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовые книжки не вносите.
Запись о награждении (поощрении) в трудовую книжку сотрудника внесите в следующем порядке.
в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации;
под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всей трудовой деятельности сотрудника);
в графе 2 укажите дату награждения;
в графе 3 напишите, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой;
в графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись.

Увольнение.

Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке сотрудника производится таким образом:
в графе 1 раздела «Сведения о работе» поставьте порядковый номер записи;
в графе 2 укажите дату увольнения (прекращения трудового договора);
в графу 3 внесите запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) со ссылкой на пункт, часть статьи ТК РФ;
в графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому внесена запись об увольнении.
Днем увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, за исключением случаев, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). Например, если сотрудник, прежде чем уволиться, решил отгулять неиспользованный отпуск, то датой увольнения считается последний день отпуска. Запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника датируйте днем увольнения.
Если сотрудник увольняется по собственному желанию по причинам, с которыми законодательство связывает определенные льготы и преимущества, то запись об увольнении внесите в трудовую книжку с указанием этих причин. Например, это актуально в случае ухода за ребенком-инвалидом.
В записи об увольнении важно правильно сделать ссылку на Трудовой кодекс.
При увольнении сотрудника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяют подписями ответственного лица и самого сотрудника. Печать организации или кадровой службы ставьте, только если организация использует ее.
Если сотрудник не смог или не захотел забрать трудовую книжку, то организация должна направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. В этом случае свою подпись сотрудник сможет поставить, если лично явится за трудовой книжкой.
В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи, которая включает инициалы и фамилию. Увольняющемуся сотруднику достаточно просто поставить личную подпись.