Восемь показателей эффективности бухгалтерии.

Споры с коллегами главбух решает сам.

Жалоб на то, что бухгалтерия не успевает разносить или выдавать документы, в идеале быть не должно. Этот показатель должен стремиться к нулю.

Совет: Посчитайте количество споров за месяц и сообщите главбуху, что их число в следующем месяце, например не должно превышать установленного лимита в 3 спора.

Сдача всех отчетов происходит вовремя или раньше.

Эффективность этого показателя можно измерить количеством штрафов за опоздание с подачей отчетности, либо их суммой. Все они должны стремиться к нулю.

Совет: Данные о штрафах можно найти в бухгалтерской программе по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». Но главбух может уже наложенные штрафы не отразить в учете, ссылаясь на то, что будет их обжаловать. Обяжите главбуха сообщать обо всех штрафах независимо от возможности их отмены.

Проблемы с ФНС главбух решает сам, а не директор. 

Оценить показатель можно в количестве встреч директора с инспекторами в год. Главбух должен решать вопросы с ФНС без вызовов руководителя на разные комиссии по поводу убытков, низких зарплат или возмещения НДС.

Совет: Каждый квартал просматривайте решения по результатам налоговых проверок. Главбух может не разнести доначисления в учете на этапе их оспаривания. Поставьте задачу главбуху сократить такие встречи вдвое или до определенного предела.

Отсутствие лишних выплат в бюджет.   

Сравните свою налоговую нагрузку со средней по отрасли. (Данные найдете на сайте nalog.ru > «Налогообложение в РФ» > «Контрольная работа» > «Концепция системы планирования выездных налоговых проверок»).

• Если нагрузка на уровне среднеотраслевой, то снижать ее опасно. Иначе компания попадет в план выездных налоговых проверок.
• Если нагрузка существенно превышает среднеотраслевую, значит, в этой области работу бухгалтерии можно улучшить.

Совет: Рассчитайте, насколько Вы намерены снизить налоговую нагрузку, и за какой период. Резких перепадов быть не должно. Проанализируйте колебания своей нагрузки за последние 3 года. Определите, с какой средней дельтой она менялась. Например, ее значение колебалось в пределах 1,5 %, то это значение можно принять за план для снижения нагрузки на следующий год.

Аудит проходит без замечаний.   

Если компания проводит ежегодный аудит, Вы должны получить заключение о том, что отчетность компании достоверна. Вместе с ним аудиторы обычно дают рекомендации по исправлению ошибок, которые не повлияли на достоверность учета. Количество ошибок должно стремиться к нулю.

Совет: Поднимите рекомендации аудиторов за последние 3 года, и посчитайте количество ошибок. Поставьте задачу перед главбухом: в следующем году снизить их число до 3-5.

Отсутствие претензий от налоговиков.   

Чтобы избежать потерь, отслеживайте 3 показателя:

• доначисления по проверкам (измерить его можно как их сумму в абсолютном выражении и в расчете на 1 руб. выручки. Данные возьмите по кредиту счета 68);
• блокировки счета (считайте их по количеству дней, когда счет был недоступен);
• отказ в возмещении НДС (оценивайте в потерянной сумме налога).

Совет: Для установления норматива для главбуха, сравните претензии налоговиков к Вам и к Вашим конкурентам/контрагентам. Для этого введите название сравниваемой компании на сайте арбитражного суда области или края, где она официально зарегистрирована. Проверьте, судилась ли эта компания с ФНС, по каким делам и с каким успехом. Так Вы узнаете, предъявляли ли налоговики претензии к работе бухгалтерии, блокировали ли счета, начисляли ли пени за просрочку платежей, отказывали ли в возмещении и т. д.

Если данных по конкурентам не нашли, выведите среднюю сумму доначислений на 1 руб. выручки за последние 3 года.

Поставьте главбуху план снизить ее до определенного предела, но при этом не увеличивать налоговую нагрузку. Блокировки и отказы в возмещении исключите в принципе. При угрозе этих событий обяжите главбуха сообщать об этом и о мерах, которые он предпринял, чтобы их предотвратить.

Наличие качественного учета.     

Определите, сколько часов или дней уходит у бухгалтера в среднем на подготовку определенного вида документа. Чтобы установить норматив, можете проверить скорость работы бухгалтерии Вашего контрагента. Для проверки запросите акт сверки по компаниям. Отследите, сколько времени пройдет с момента отправки запроса до получения Вашего экземпляра, за вычетом дней в пути. Сравните, сколько времени на аналогичную работу тратит Ваша бухгалтерия. При расхождениях по акту сверки выясните, у кого именно ошибка: в Вашем учете или в учете контрагента. Оценить таким способом скорость работы чужой бухгалтерии можно лишь приблизительно.

Совет: При выборе бухгалтерской компании решите, какую ответственность принимает на себя внешний исполнитель. За какие ошибки он будет возмещать потери, а за какие нет.

Отсутствие лишних затрат.

• Определите расходы на бухгалтерию на 1 руб. выручки. Для этого затраты на содержание отдела: зарплату, страховые взносы, стоимость консультирования, обучения и т. д. разделите на сумму выручки за соответствующий период.
• Рассчитайте этот показатель за последние 3-5 лет. Если он вырос, поставьте главбуху задачу снизить уровень до минимального, который был за эти годы.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха».