Разработайте рабочую программу по снижению затрат. Соберите данные о структуре затрат за текущий и 3 прошедших года. Информацию берите из бухгалтерского и управленческого учета.

• Изучите, как менялись затраты поквартально и помесячно. Затем ранжируйте их по величине и определите, насколько Вы можете на них влиять.
• Определите перспективные направления снижения затрат. Это наибольшие по абсолютным значениям и управляемые затраты.
• Составьте план. Изучите, как формируются затраты по перспективным направлениям и как их можно снизить. Распределите идеи экономии по стоимости их реализации на:
• Без затратные - сокращение брака, усилие контроля за поставкой запчастей;
• Мало затратные – автоматизация включения и отключения освещения офиса;
• Высоко затратные - реконструкция линий электропередач.
• Утвердите программу у руководителя. Озвучьте ему 2 прогноза: что будет, если не сокращать затраты и если реализовать Ваш план.
• Оформите программу как внутренний документ. Он может состоять из трех разделов:
• Перечень мер. Приведите суть каждой идеи, срок и затраты на ее реализацию и эффект;
• Пояснительная записка к перечню. Отразите результаты анализа деятельности компании, обоснуйте выбор мер и покажите, как рассчитали их экономическую эффективность;
• Плана по реализации каждого решения. Пропишите, кто, в какие сроки, и какие задачи должен выполнить. Здесь же укажите требуемые ресурсы.

Оптимизируйте расходы на персонал. Расходы на персонал занимают солидную долю в общей структуре. Прежде чем внедрять эти решения, обсудите с юристом, как их лучше оформить.

• Урежьте зарплаты. Если зарплаты в компании выше рыночных, сократите их на 10 %. Например, можно уменьшить фиксированную часть зарплаты и увеличить ее переменную часть. Решение реально внедрить за месяц. Но прежде обоснуйте коллегам его необходимость. Урезать выплаты надо и руководителям. С этим высококлассные специалисты могут не согласиться, поэтому будьте готовы к увольнениям.
• Сократите рабочее время, но сохраните сотрудникам прежний объем работы. Они успеют все сделать за меньшее время. Оформить эту идею можно за несколько дней, а эффект почувствуете в том же месяце.
• Отправьте сотрудников в отпуск за свой счет. Если прогнозируете убытки, предложите коллегам взять неоплачиваемый отпуск. Навязать его Вы не можете. Объясните им, что это решение лучше увольнения. Если они согласятся, то внедрить решение можно за день.
• Переведите сотрудников на удаленную работу. Не все одинаково эффективно смогут работать в домашнем режиме. Верните в офис тех, кому комфортнее в коллективе. Отработать новый формат можно за три месяца. Эта идея позволит не только сэкономить, но даже заработать. Вы сократите офисные расходы и высвободите лишнее помещение, которое можно сдать в аренду.
• Внедрите KPI. Этот метод подойдет для руководителей среднего звена, продавцов и специалистов, занятых в проектах. Разработать и внедрить систему KPI можно за 12 месяцев. Эффект от усилий ощутите спустя первый цикл работы на основе KPI.
• Пересмотрите выплату премий. Уменьшите размер премий или отмените их всем сотрудникам, если компания не достигла норм прибыли. Следуйте этому правилу, даже если сотрудник выполнил личные KPI. Поясните персоналу, что если компания не заработала прибыль, то источника на выплату бонусов нет. Работать по новой схеме начните со следующего периода, за который выплачиваете премию.
• Минимизируйте командировочные расходы. Сократите количество командировок, многие вопросы можно решать с помощью средств связи. Упраздните понятие «бизнес-класс» и введите нормы на стоимость проезда и проживания. Снизьте до минимума суточные. Контролируйте авансовые отчеты на предмет того, как работники соблюдают нормы расходов. Сумму сверх лимита сотрудник покроет из личных средств. Разработать и внедрить правила реально за месяц.
• Временно отмените соцпакет. Но сроки оговорите с персоналом. Так Вы сэкономите на расходах на питание, на медстраховании, на компенсации стоимости бензина, на путевки в санатории и детские лагеря и т. п. От подарков к праздникам и от корпоративов тоже пока откажитесь.
• Увольте лишних сотрудников. Компании с годами обрастают лишними сотрудниками, производительность которых не оценивают. Они отвлекают других работников, без пользы занимают телефонные линии и увеличивают нерабочий интернет-трафик.
• Централизуйте повторяющиеся функции. Внедрение идеи займет около года, но так Вы сэкономите до 30 % фонда оплаты труда. Для этого:
• проанализируйте, из каких задач и операций состоит рабочий день сотрудников: от руководителей до рядовых исполнителей;
• проведите хронометраж повторяющихся операций (пусть сотрудники сами в течение трех дней записывают, что сделали);
• запустите также автоматические настройки в системах — так Вы увидите, сколько времени человек провел в той или иной программе и что он делал;
• нормируйте повторяющиеся операции по качеству и времени их выполнения.
• Обновите оргструктуру. Проверьте, не образовались ли промежуточные звенья и руководители без подчиненных. Возможности для экономии скрыты на стыке ответственности сотрудников.
• Научите сотрудников относиться к активам компании как к собственным. Проводите соревнования за лучшую идею по экономии, используйте настенную агитацию и рассылайте электронные обращения. Эффект этой идеи вы почувствуете не сразу, зато он долгоиграющий.

Сократите производственные затраты. Избавьтесь от потерь из-за дублирования операций. Проведите аудит производственных процессов. Это может занять до полугода.

• Переходите на бережливое производство по принципу — принимать управленческие решения с учетом долгосрочной перспективы, даже если это наносит ущерб краткосрочным финансовым целям.
• Организуйте производственный процесс как поток. Добейтесь оптимальной нагрузки производственных мощностей без перерывов в производстве. Неполная загрузка оборудования приводит к большим расходам. Проверяйте соответствие технологических процессов нормам.
• Избегайте перепроизводства. Ресурсы поставляйте на следующую технологическую операцию с предыдущей по мере необходимости, а не по графику. Этот подход называют «вытягиванием». Настройка системы займет не менее полугода. Нормируйте запасы, чтобы компания бесперебойно работала, но склад не затоваривался. Ежемесячно проверяйте объемы запасов. Так высвободите средства и сэкономите на хранении.
• Сократите время на операции. Распределяйте объем работ равномерно по времени. Так избежите простоев и авралов. Используйте средства визуального контроля.
• Ликвидируйте избыточные запасы. Максимально рационально используйте складские помещения. Оптимизируйте грузопотоки на складе. Так можно сэкономить на аренде и содержании складов.
• Притормозите инвестиции в технологии. Технологии и оборудование быстро устаревают, поэтому контролируйте внеоборотные фонды.
• Добивайтесь скидок у поставщиков. Даже если раньше они отказывали Вам, сейчас стоит снова активировать переговоры. А вот выплачивать аванс не соглашайтесь. Особенно будьте принципиальны в отношении услуг.
• Организуйте совместные закупки у поставщиков. У Вашего поставщика есть и другие клиенты. Объединитесь с ними для того, чтобы получить скидку за объем закупки. Договориться об условиях реально за месяц.
• Применяйте теорию ограничений. Больше дефицитного ресурса выделяйте под самую маржинальную и оборачиваемую категорию товара, клиента или бренда. Перейти на такой подход можно за 6 месяцев.
• Внедрите систему противодействия мошенничеству. Выявить воровство кладовщиков, кассиров и экспедиторов поможет инвентаризация и сверка данных бухгалтерского и складского учета. Убедитесь, что цены во всех договорах поставки не выше средних по рынку. Это поможет ликвидировать схемы с закупками. За выявленный факт мошенничества обязательно накажите виновного.
• Сократите потребность в заемных средствах. Для этого перейдите на полуручное управление денежными потоками. Окончательное решение по значимым платежам принимайте сами. Установите жесткие приоритеты в платежах и следуйте им без исключения. Лимиты и нормы введите и по каждой статье оборотного капитала. Разделите крупные статьи оборотного капитала между ответственными руководителями и предложите KPI за соблюдение нормативов по ним.

Сократите коммерческие расходы. Рассмотрим, как можно сократить расходы, которые связаны с продвижением и сбытом продукции.

• Откажитесь от дорогих маркетинговых решений (от имиджевых выставок, билбордов, телереклам). Пересмотрите мероприятия по привлечению новых покупателей, старых клиентов удерживать дешевле.
• Регламентируйте работу с покупателями. Для этого разработайте кредитную политику, правила продажи с отсрочкой платежа и установления кредитного рейтинга клиентов в зависимости от их финансового положения и дисциплины платежей.
• Контролируйте скидки покупателям. Проверьте, насколько обоснованно покупатели получают скидки. Сохраните только скидки за предоплату.
• Сфокусируйтесь на просроченной дебиторской задолженности. Вводите штрафы и пени за нарушение обязательств. Отсрочка свыше 10 дней должна стать платной.
• Проведите аудит продаж. Проверьте, как формируются цены и скидки, как клиенты компенсируют транспортные расходы, как проводится работа с рекламациями.
• Проведите инвентаризацию кредитных линий. Попробуйте досрочно погасить те из них, по которым банк хочет поднять ставку. Ищите более выгодные условия.
• Контролируйте отсутствие сбоев в системе отгрузки. Затоваривание склада приводит к остановке производства.
• Закройте убыточные и малорентабельные направления. Чтобы выявить их, оценивайте прибыльность покупателей и продуктов. В случае покупателей - анализируйте каналы продаж, способы доставки и географию.

Снизьте общехозяйственные расходы. Сократите затраты на телефонную связь. Переходите на IP-телефонию и на выгодные тарифы. Сократите список сотрудников, которым оплачивается мобильная связь, и установите для каждого лимит по расходам. Ограничьте число телефонов для междугородних звонков.

• Ограничьте доступ к сети интернет.
• Перейдите на пакетное обслуживание.
• Контролируйте почтовые расходы. Проверьте, что сотрудники отправляют через экспресс-почту – это дополнительные затраты.
• Снизьте потребление электро- и теплоэнергии. Сотрудники должны выключать свет и ненужное оборудование. Ограничьте освещение в темное время суток, использование кондиционеров летом и обогревателей зимой.
• Пересмотрите офисные расходы. Установите лимиты на канцтовары, чай-кофе, туалетную бумагу и т. п. Экономьте на закупках товаров для офисов.
• Сократите затраты на обслуживание автопарка. Сохраните служебные машины только сотрудникам с разъездным характером работы. Простаивающую грузовую технику и требующую дорогого ремонта, продайте.
• Сдайте в аренду свободные автомобили, которые невыгодно сейчас продавать.
• Потребуйте у арендодателя снизить цены. Ссылаясь на кризис, получите скидку у арендодателя.
• Смените офис. Если арендуете помещения класса «А», организуйте переезд в офис классом ниже.

 Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха».