Сроки замены ФН.           

Накопители отличаются объемом памяти и сроком действия ключей: 13, 15 и 36 месяцев.

• ФН 36 обязательны для юрлиц и частных предпринимателей на УСН, патенте, вмененном налоге и ЕСХН. Это правило распространяется на все виды коммерческой деятельности, в том числе на сферу услуг. Исключение составляют:
• продажа подакцизных товаров (алкогольная продукция, табак, дизельное топливо, бензин и т.д.);
• сезонная деятельность;
• совмещение специальных режимов налогообложения с ОСН;
• деятельность платежных агентов.

Перечисленным хозяйствующим субъектам разрешено выбирать чипы с любым периодом действия.

• Согласно закону, компании и предприниматели на ОСН вправе устанавливать чип на 13, 15 и 36 месяцев. Но в паспорте модели на 3 года не указана торговля на ОСН. Производители не поясняют, сколько прослужит такое устройство и будет ли оно вообще функционировать, поэтому для ОСН не рекомендованы такие модели.
• Продавцы алкоголя и других акцизных товаров могут приобрести любой ФН, но проработает он в любом случае не более 410 дней (это чуть меньше 14 месяцев).
• Если касса работает в автономном режиме и не отправляет сведения оператору, допустимо тоже применять любой ФН. Однако следует учесть, что устройство на 3 года проработает не более 560 дней (это чуть меньше 19 месяцев).
• По завершении срока замены ФН нужно выполнить установку нового модуля. Если точных данных нет, можно посмотреть информацию в настройках кассовой техники или в ЛК на портале ОФД. В прошивке ККТ есть функция, оповещающая о скором наступлении срока замены фискального накопителя. Уведомление появляется в последний месяц службы модуля.

По этой причине лучше самостоятельно отслеживать период использования, чтобы успеть приобрести устройство и не останавливать деятельность.

Причины замены ФН.

Потребность в установке нового ФН возникает по различным причинам:

• Истечение срока действия по закону - наиболее частая причина замены электронного модуля (см. пункт выше).
• Заполнение встроенной памяти. Стандартный модуль (13 месяцев) оснащен встроенной памятью для записи около 180 000 финансовых операций, это приблизительно 450 квитанций в сутки. Память не расширяется, поэтому при ее заполнении необходимо установить новое устройство. В большинстве моделей ККМ предусмотрена функция контроля за заполняемостью памяти. Когда ресурс накопителя практически исчерпан и находится на уровне 1-2 % свободного места, то дополнительно выводится уведомление.
• Блокировка ККТ. Заблокированный кассовый аппарат не проставляет фискальный реквизит на чеке, а без него невозможна отправка документа в ФНС. Такая ситуация возникает по ряду причин:
• отсутствует доступ к интернету;
• платежи по кассе проходили более 30 дней, но сведения по ним не отправлялись в ОФД;
• смена не закрывалась более 24 часов;
• показания таймера и фактический период между печатью двух чеков отличаются более чем на 5 минут (время на аппарате настроено некорректно).

По законодательству, предприятию дается 30 дней на то, чтобы решить технические проблемы и привести ФН в рабочее состояние. В течение этого периода разрешено использовать кассу в автономном режиме — печатать чеки без фискального реквизита и не передавать их в ОФД. Если в 30-дневный срок проблема не решена, модуль памяти блокируется ОФД, поэтому его нужно срочно заменить. В противном случае компании грозит административное наказание в виде штрафов. Независимо от причины замены ФН, порядок действий по переустановке всегда одинаковый.

• Смена собственника ККТ. При смене владельца ККТ проводится замена ФН, поскольку при регистрации ККТ в накопитель записываются сведения текущего пользователя. Просто изменить информацию нельзя, поэтому необходимо новое устройство, в памяти которого будут внесены сведения о новом собственнике ККТ.
• Неверно указаны реквизиты ККТ. При фискализации накопителя пользователь указывает регистрационный номер (РН) ККТ. Изменить введенные данные после их сохранения нельзя. Ошибка оборачивается необходимостью покупки нового СКЗИ и проведения повторной фискализации.
• Поломка фискального накопителя и отсутствие возможности его восстановления.

Это случается не часто, поскольку фискальный накопитель надежен и защищен. Поломка может случиться при грубой эксплуатации или вследствие воздействия агрессивных сред. Не всегда удается выполнить ремонт устройства и восстановить его работоспособность, что приводит к необходимости замены. Если применять ККТ с неисправным ФН, то для организации это обернется штрафными санкциями.

Порядок замены ФН.

Когда на ККТ еще действует гарантия, то провести замену фискального модуля кассы можно силами специалистов сервис-центра. А можно провести процедуру и самостоятельно, соблюдая порядок замены ФН.

• Закрытие архива ФН. Вместе с закрытием архива произойдет автоматическое создание отчета о закрытии самого модуля.
• сначала завершите текущую смену;
• далее дождитесь, когда все данные будут переданы в ОФД, убедившись в наличии подключения кассы к интернету;
• проверьте поле «Количество непереданных ФД» — здесь не должно отображаться никаких записей;
• откройте программу для регистрации ККМ и выполните следующие действия:
• нажмите «Закрыть архив»;
• удостоверьтесь, что на ККМ установлено правильное время. Если оно отличается от текущего, выберите опцию «Синхронизировать с компьютером». После чего щелкните по кнопке «Далее»;
• подтвердите операцию о закрытии архива, активировав опцию «Выполнить». Автоматически будет создан документ с фискальным признаком. Важно дождаться его поступления на сервер ОФД.
• Нюансы физической замены фискального накопителя, в зависимости от модели ККТ. Общий алгоритм действий следующий:
• отключите онлайн-кассу от источника питания;
• откройте крышку принтера и выньте чековую ленту;
• откройте отсек на задней стенке принтера, аккуратно отключите и вытащите накопитель и установите на его место новое устройство;
• закройте отсек, установите чековую ленту и закройте принтер;
• подключите кассовую технику к сети и дождитесь ее загрузки.

Действия после замены фискального накопителя.

Владелец ККТ после замены ФН должен активировать новый модуль и перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой службе.

• Активация нового ФН.
• вновь запустите программу для регистрации, выбрав в меню пункт «Перерегистрация»;
• выполните синхронизацию времени с компьютером и щелкните по кнопке «Далее». Распечатается документ о внесении даты.
• укажите причину перерегистрации ККМ, выбрав из представленного списка «Замена ФН», и кликните по кнопке «Далее»;
• проверьте правильность сведений о ККМ и если надо - внесите коррективы;
• нажмите «Далее» для сохранения изменений и дождитесь, когда онлайн-касса сформирует и напечатает отчет о фискализации. Одновременно с этим в окне программы должно появиться уведомление об успешном завершении операции.
• Перерегистрация онлайн-кассы в ФНС. Ее можно сделать при личном визите или удаленно в режиме онлайн. Второй вариант более удобен и не затратен по времени. Все, что понадобится для перерегистрации онлайн, — наличие квалифицированной электронной подписи. Все необходимые действия проводятся на сайте ИФНС. Инструкция следующая:
• Перейдите на портал налоговой инспекции и авторизуйтесь в ЛК.
• Выберите ОПФ и кликните «Выполнить вход с ключом ЭП».
• В открывшемся окне активируйте опцию «Выполнить проверку на соответствие условиям».
• Откроется форма, где подтвердите запрос на начало проверки. В процессе потребуется выбрать сертификат предприятия.
• По завершении проверки кликните «Войти в ЛК».
• В ЛК выберите раздел «Кассы». Найдите в представленном перечне ККТ, для которой производилась переустановка ФН. Кликните по РН кассовой техники и выберите команду «Перерегистрировать ККМ».
• В выпавшем окне потребуется выбрать основание для перерегистрации кассового оборудования, указать ОФД.
• На завершающем этапе щелкните по опции «Подписать и отправить». Заверьте действие ЭЦП и дождитесь, когда ФНС рассмотрит запрос.

После того как сотрудники налоговой службы одобрят заявку, в личном кабинете, напротив РН ККМ, появится статус «Касса перерегистрирована».

• Изменение сведений в ОФД. В большинстве случаев информация о перерегистрации ККМ автоматически поступает ОФД, где одновременно фиксируется новый номер ключа фискального признака. Если по каким-то причинам не произошло изменений сведений у ОФД, то действуйте следующим образом:
• Выполните вход в ЛК на портале ОФД.
• В ЛК выберите вкладку «Кассы».
• Найдите в перечне нужную ККТ и кликните по иконке файла возле ее РН. Начнется автоматическое скачивание заявления.
• Заполните загруженную форму и отправьте ее по электронной почте в ОФД. Дождитесь изменения сведений на сайте ОФД о перерегистрации кассы.
• После всего вышеперечисленного можете пользоваться онлайн-кассой.
• Особенности бухгалтерского учета при замене фискального накопителя.

Бухгалтерский учет при замене ФН имеет ряд особенностей.

• при модернизации онлайн-кассы проводки формируют с участием счета 10;
• в зависимости от варианта учета ККМ, затраты на приобретение и установку накопителя отражаются на счете 08, что приводит к увеличению стоимости основных средств, либо на счетах накопления затрат.
• Некоторые учитывают расходы на модернизацию кассы на субсчете 10-5 «Запасные части», что НЕПРАВИЛЬНО. На нем отражаются затраты на покупку и обслуживание запчастей, предназначенных для ремонта или обслуживания машин, транспортных средств и производственного оборудования.
• В каких случаях НЕ нужна замена ФН в кассе.

Некоторые организационные перемены в бизнесе не являются основанием для установки нового чипа памяти, поэтому достаточно перерегистрировать ККТ или поменять настройки. К таким случаям относятся:

• смена места расположения кассы;
• переход на автономную работу;
• заключение договора с другим ОФД;
• изменение общих и банковских реквизитов предприятия.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха».