Аутсорсинг - это передача ведения бухгалтерского учёта сторонней организации на основе заключённого договора. По смыслу такого соглашения вторая сторона специализируется на ведении бухгалтерской отчётности, предоставляет соответствующую услугу и берёт связанные с этим на себя обязательства. Ключевой момент в бухгалтерском аутсорсинге – это соблюдение коммерческой тайны. Подобный пункт обязательно нужно прописать в соглашении, поскольку речь идёт о гарантии безопасности для компании-клиента.

Особенности бухгалтерского аутсорсинга.

1. Возможность поручить другой компании ведение бухгалтерского учёта закреплена в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 2016 года. Учтите, что аутсорсинг не стоит путать с привлечением внештатного специалиста:

• в первом случае речь идёт о постоянной передаче определённых функций;
• а во втором – об эпизодическом решении конкретных задач.

2. Специфика аутсорсинга зависит от того, о чём конкретно идёт речь. Различают 4 основных вида:

• бухгалтерское консультирование – постоянная поддержка, но передача функций (по факту) не происходит, это ближе к смежной услуге;
• выборочный аутсорсинг, то есть когда передаётся решение конкретных вопросов;
• полный аутсорсинг – классика жанра, позволяющая поручить всё разбирательство, связанное с бухгалтерскими вопросами, сторонней организации;
• ведение дел от лица главного бухгалтера – вариант, предусматривающий максимальное отстранение от ситуации, однако чреват потерей контроля.

Что именно выбрать? Всё зависит от того, насколько Вы доверяете сторонней организации. Перед принятием решения нужно взвесить все «за» и «против».

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии.

 Разберемся в том, чем аутсорсинг лучше штатного бухгалтера. То есть в преимуществах аутсорсинга:

1. У Вас появится больше свободного времени. Даже при наличии штатной единицы её всё равно нужно контролировать, не говоря уже о тех ситуациях, когда разбираться с такой отчётностью приходится своими силами.
2. Уменьшается риск получить серьёзный штраф, пропустить срок сдачи отчётности в налоговую. Поскольку бухгалтерским аутсорсингом занимаются профессионалы, которые дорожат своей репутацией, то они очень строго следят и за своевременностью подачи документов, и за тем, чтобы всё было в полном порядке.
3. Уменьшаются расходы на ведение бухгалтерской отчётности. Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг приведет к прямой экономии:

• снизятся расходы на зарплату;
• снизятся суммы налогов и социальных выплат с зарплаты (взносы в фонды, НДФЛ);
• сократятся расходы на пособия, отпускные, больничные, на содержание рабочего места каждого сотрудника бухгалтерии;
• можно избавиться от затрат на приобретение и поддержку специальных бухгалтерских программных продуктов.

4. Вы получите доступ к грамотным инструментам налоговой оптимизации. Возможность снизить соответствующую нагрузку на предприятие есть, но далеко не все специалисты знают, как её реализовать. На бухгалтерском аутсорсинге Вы получите грамотную консультацию и будете в состоянии принять верное решение. То есть с Вами станут работать исключительно компетентные специалисты.
5. У Вас уменьшаются риски возникновения трудовых конфликтов, поскольку на Вас будет работать другая организация, а не конкретный специалист. Следовательно, меньше вероятности того, что на Вас пожалуются в трудовую инспекцию, начнутся проверки.
6. Материальную ответственность за ведение бухучета несет компания-провайдер. Взаимоотношения с такой компанией строятся на договорной основе. В тексте соответствующего соглашения Вы сможете прописать любые пункты, а если Вас что-то не будет устраивать, то и переформулировать. В случае заключения договора аутсорсинга ответственность за весь период ведения бухучета несет компания-провайдер. Если что-то подсчитано неправильно, то убытки (штрафы) фирме-заказчику услуг возместят. Для Вас это станет дополнительной гарантией.
7. Вы станете платить за результат. Если штатный сотрудник получает деньги за фактически проведённое в офисе количество времени, то в аутсорсинге совсем другой подход.

Фактически, все преимущества сводятся к тому, что Вашей бухгалтерией станут заниматься опытные специалисты и Вам не придётся волноваться по поводу налоговых проверок и штрафов.

Недостатки аутсорсинга бухгалтерии.

Не существует решений, у которых есть только одни преимущества. У аутсорсинга бухгалтерии имеются и минусы:

1. Решение некоторых вопросов требует оперативной реакции. Для этого штатный сотрудник подходит лучше.
2. У Вас будет меньше контроля над ситуацией. Нередко общение с обслуживающей компанией сводится в основном к переговорам по телефону. Хотя все подобные фирмы предоставляют отчёты. Многое зависит от того, о чём Вы договоритесь.
3. Сторонняя организация делает исключительно то, что указано в договоре. Ей нельзя, в отличие от штатного сотрудника, дать дополнительное поручение. Вернее, это возможно, но нужно будет подписывать новый контракт или создавать дополнительное соглашение к старому.

Стоимость услуг может заметно вырасти, если у компании большой объём документооборота.

Рекомендации руководителю.

1. Аутсорсинговую фирму надо выбирать так же, как выбираете любого подрядчика. Но найти толкового, надежного и эффективного подрядчика – тоже задача непростая. Ведь нужно разобраться в вариантах, отсеять заведомо неподходящие, а главное: понимать, что именно сегодня означает делегирование бухгалтерских функций. Для этого необходимо у аутсорсинговой компании выяснять следующее:

• есть ли у нее офис;
• есть ли страховая компания, готовая оплатить риски;
• какой договор с Вами заключается и т.д.

2. Для предупреждения проблем с актуальностью данных учета и принятия оперативных управленческих решений - нужно внимательно рассмотреть порядок действий и опции, которые есть в Вашем программном обеспечении. Современные IT-решения — это и десктопные сервисы, и мобильные приложения, и мессенджеры, которые позволяют Вам оперативно управлять данными и задачами. Отработав взаимодействие с удаленным бухгалтером, Вы не будете выходить из зоны комфорта.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»