В каких ситуациях необходима карточка

При знакомстве с деловыми партнерами. Сведения из карты предприятия позволят новым клиентам сориентироваться по перечню предоставляемых услуг.

При оформлении сделки, заключении контракта, юридическом сопровождении договоров. Реквизиты документа позволят быстро и правильно подготовить документы для заключения договора или контракта.

Для участия в государственных и муниципальных закупках. Реквизиты и ОКВЭД экономического субъекта будут проверены на начальном этапе процедуры.

Для расчетов с клиентами и контрагентами. Правильность платежных данных напрямую влияет на скорость зачисления денежных средств. Ошибки могут привести к задержкам и перебоям в финансировании.

Для решения вопросов в части налогообложения. Зачастую партнеров интересует вопрос о применении НДС. Так как освобождение от налога напрямую влияет на стоимость и возможность применения льгот.

Для контроля добросовестности контрагента. На основании предоставленных сведений о компании партнеры без труда смогут проверить организацию по долгам в ИФНС, выявить, не относится ли фирма к однодневкам, нет ли в отношении субъекта судебных претензий и исполнительных производств, не числится ли коммерсант в реестре недобросовестных поставщиков.

Это далеко не полный перечень операций с визитным бланком. Бланк может потребоваться в банке или Федеральном казначействе для детализации платежных сведений. Информацию вправе запросить контролеры из ФНС или правоохранительных органов.

Структура карточки: обязательные реквизиты

Структуру и формат бумаги компании разрабатывают самостоятельно. Допускается использовать фирменные бланки для оформления карточки предприятия. Учитывайте требования к обязательным реквизитам, указывая следующее:

Полное и сокращенное наименование экономического субъекта. Сокращенное указывайте, если таковое предусмотрено учредительной документацией.

• ОГРН — для юридического лица,
• ОГРНИП — для коммерсанта.

ИНН — обязательно указывают и ИП, и юрлица. КПП прописывают только организации.

Устав, положение или иной регламент, на основании которого действует экономический субъект.

Основные виды деятельности предприятия и коды по ОКВЭД.

Сведения о применяемой системе налогообложения. Если фирма совмещает несколько режимов, то рекомендуется указать СНО по каждому виду ОКВЭД. Это может быть принципиально важно для будущих партнеров.

Ф.И.О. и должность руководителя фирмы либо Ф.И.О. частного бизнесмена.

Юридический, фактический и почтовый адреса.

Контактные данные для связи. Укажите телефон, факс, электронную почту, а также номера мессенджеров (при наличии).

Банковские реквизиты для расчетов. Расшифруйте сведения:

• наименование банка или иного финансового учреждения, в котором открыт расчетный счет фирмы;
• БИК банковской организации и корреспондентский счет;
• расчетный счет, при необходимости укажите лицевой счет (актуально для бюджетников).

ВАЖНО! Допускается указать в карточке предприятия КБК — код бюджетной классификации. Этот код необходим для зачисления средств на счета учреждений бюджетной сферы. Но может и потребоваться коммерческим фирмам, например, при исполнении государственного заказа.

Оформление карточки для юридического лица

Шаблон карточки издается единожды. Причем утверждать его в учетной политике или отдельным приказом не требуется. Требований к форме, цвету и шрифту документа нет. Бумага оформляется в произвольном виде.

Допускается предусмотреть индивидуальные дизайнерские решения по внешнему виду карты.

ВАЖНО! Следите за изменениями реквизитов. Не допускайте отправку неактуальных сведений контрагентам и партнерам. Такие незначительные ошибки могут подпортить деловую репутацию фирмы.

Формуляр для ИП

Индивидуальному предпринимателю следует самостоятельно проверить банковские и учредительные реквизиты по данным выписки ЕГРНИП и договора с банком на обслуживание расчетного счета.

При изменении данных оперативно скорректируйте карту ИП. Продублируйте новые реквизиты и действующим партнерам.

Шаблон для клиентов

Можно предусмотреть формуляр и для клиентов, который будет заполнять партнер. Формуляр для клиентов подойдет предприятиям и ИП, которые работают с широкой клиентской базой. Шаблон с реквизитами клиента потребуется компании для оформления закрывающей бухгалтерской документации: договоров, счетов, актов, накладных.

Верные реквизиты клиента требуются и для налоговой отчетности. ИФНС вправе провести сверку деклараций по НДС в части контрагентов. При расхождении налоговики забракуют отчет и могут инициировать выездную проверку.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»