Какие бумаги по кассе можно не составлять

Какие БСО запретили с 1 июля 2019 года

С 1 июля 2019 года запрещено использовать типографские бланки строгой отчетности. После этой даты БСО надо будет печатать только через онлайн-кассу в фискальном режиме (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Фактически электронный бланк строгой отчетности будет мало отличаться от обычного онлайн-чека. Данные о нем так же автоматически попадут в налоговую инспекцию.

Инструкция для сотрудников о предоставлении первичных документов в бухгалтерию

Документы, которые подписываются с контрагентами, важно приносить в бухгалтерию в сроки по графику. А перед этим необходимо проверить, нет ли ошибок в документах.

Если при проверке документов обнаружится ошибка – исправьте ее: перепечатайте договор или сопроводительные документы. Если такой возможности нет, то запросите у контрагентов исправленные экземпляры. Есть ошибки, которые не мешают идентифицировать продавца, покупателя, наименование товара и суммы. Их можно не исправлять. Следуйте указаниям инструкции ниже.

1. Проверьте название продавца и покупателя

Название организации должно быть указано так, как в учредительных документах.

Проверить название можно через сервис egrul.nalog.ru за пару минут. Если название организации записано заглавными буквами, то и в документах указывайте так же.

Обратите внимание на кавычки, черточки, пробелы и запятые, их тоже нужно соблюдать в документах.

2. Проверьте название товаров

Наименование товаров в договорах, спецификациях к ним и в сопроводительных документах должно совпадать. Позиции в счетах-фактурах и в накладных также не должны отличаться.

Даже аббревиатуры и принятые сокращения могут быть поводом, чтобы организацию лишили вычетов и права на расход.

3. Проверьте подписи, фамилии и должности ответственных лиц

Если фамилии в документах отличаются от фамилий в доверенности или учредительных документах, инспекторы усомнятся в реальности сделки и снимут расходы. А без подписей документы вообще не имеют силы.

Проверьте внимательно фамилии и должности. Сверьтесь с данными из копий паспортов и с данными из ЕГРЮЛ. Убедитесь, что названия должностей главного бухгалтера и генерального директора написаны полностью. Сокращать до гендира и главбуха нельзя.

4. Проверьте суммы и расчеты

Суммы в договорах и документах к ним должны совпадать.

Уточните, облагается ли сделка НДС. Обычно сумму НДС включают в общую стоимость.

Например: цена товара 118 тыс. руб., в т.ч. 18 тыс. руб. НДС. Но могут отразить стоимость товара и без НДС. Тогда уточните, облагается ли сделка НДС, и по какой ставке. Если сделка облагается НДС, включите в договор это условие и выделите сумму налога.

Числа в документах округлять запрещено. Даже копейки не отбрасывают. Проверьте, чтобы в документах была сумма прописью, которая соответствует сумме цифрами.

Например, должно быть так: 44 256 руб. 13 коп. (Сорок четыре тысячи двести пятьдесят шесть рублей тринадцать копеек).

5. Проверьте даты

Контрагенты могут ошибаться в годах, особенно в начале года иногда ставят по привычке предыдущий год. Еще не допускается сокращать года в документах до двух последних цифр. Например, 15.06.19 в документах пишите либо 15.06.2019, либо 15 июня 2019 года.

6. Проверьте исправления

В кассовых и банковских документах не допускаются никакие исправления. Если получили приходный кассовый ордер с подчистками или с помарками, то попросите заменить документ.

В остальных документах исправления должны быть оформлены теми лицами, которые составляли документ, с их подписями и датами исправлений.

7. Соберите все документы по сделке и передайте их в бухгалтерию

Понять, какие документы нужно собрать, поможет график документооборота. Помимо графика можно воспользоваться нашей табличкой.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»