Любой товар после приема поступит в продажу, поэтому в приходных документах обязательно должны присутствовать такие параметры, как цена, количество, сроки хранения (для соответствующих товарных групп) и другие важные характеристики.

Основные этапы приема товара:

1. Проверка количества.
2. Проверка качества.
3. Согласование расхождений при их наличии.
4. Маркировка согласно правилам.
5. Распределение по местам хранения.

Последние два этапа опционные, они применяются не в каждой организации и не для каждой группы товаров.

Инструкция по  приему товаров

Проверка количества

Сравнить количество реально поступившего товара и число единиц каждого наименования по документам. На приход ставьте то количество товара, которое отражено в документах, после того, как их подписал ответственный сотрудник.

Особенности проверки количества товара на примере продажи болтов и шурупов.  Товар в приходных документах значится в килограммах, приемщик его принимает на вес, а продажа будет осуществляться поштучно.

Варианты решения:

• Это решение применяется не часто, из-за крайней трудоемкости.

1. прием и приход на склад производите на вес;
2. после приема, товар пересчитайте в штуки;
3. на приход поставьте штучный товар;
4. продавайте поштучно;
5. со склада списывайте товар по формуле: «количество штук» * «средний вес штуки».

• Второй вариант менее точен, но приход-расход товара становится простым и быстрым. Погрешности несущественны, их списание можно учесть в правилах инвентаризации. 

1. Полученный товар оприходуйте в электронном виде как «поступление на склад».
2. Отсканируйте расходный документ поставщика и приложите его к приходному документу. Его номер должен совпадать с номером расходной накладной поставщика, чтобы при инвентаризации или возникновении спорных ситуаций можно было быстро найти оригинал документа поставщика и провести сравнение.

Имейте в виду, что тщательный пересчет каждой единицы товара займет очень много времени, а ошибки все равно будут присутствовать, так как всем свойственно ошибаться. Избежать ошибок можно, если применить автоматизированный товарный учет, где отсутствует человеческий фактор, а все данные быстро и автоматически отразятся в системе.

Проверка качества

На данном этапе необходимо осмотреть целостность упаковки, товарный вид, проверить качественные характеристики товара.

• при работе с продовольственной группой, изучите сроки хранения товаров;
• при приеме технических изделий — проведите выборочную проверку партии на работоспособность и т.д.;
• при приемке весового товара такие проверки особенно важны.

Например, ткань в магазины или на производство приходит рулонами и принимается общим весом. Но если в рулоне окажутся, например, технологические дыры, т.е. в партию для продажи случайно попал образец, который был выбран для производственного тестирования, этот рулон будет браком.

Здесь необходимо разработать правила проверки качества с учетом всех особенностей товара.

Результаты проверки качества отобразите в приходном документе. Товар приходуйте как есть: с учетом выявленного брака, недочетов и т.д.

При необходимости произведите комплектацию или разукомплектацию, т.е. поставщик может поставить товар общим количеством, а в приходном документе будут учтены цвета, узоры, фасоны и т.д. Эти данные необходимо тоже проконтролировать при проверке качества, так как помимо качества одновременно подсчитываются разновидности товара с учетом нужных для последующей продажи параметров.

Обязательно учтите внутренние правила и характеристики товаров, которые необходимо указать в документе прихода.

Например: У поставщика могут быть указаны «ботинки белые», так как он торгует только одним брендом обуви, а на приход в магазине необходимо поставить «ботинки белые» и указать бренд.

Согласование расхождений

Расхождения могут возникать как по фактическому количеству товара, так и по качеству. В случае выявленного несоответствия качества товаров, т.е. бракованных или некондиционных позиций, этот товар не будет поступать в продажу или на производство, как и в случае его реального отсутствия.

Расхождения выявляются на предыдущих этапах. Их подтверждает ответственное лицо поставщика.

Документировать расхождения Вы можете двумя способами. Какой вариант Вы выберете — зависит от внутренних правил Вашей компании.

1. Поставить на приход всю партию, после чего создать документ «возврат» или «расхождения», где будут указаны позиции и причины их наличия в документе: недостача по количеству или проблемы с качеством (можно указывать, какие). В этом случае все движения товара проводятся сразу и по бухгалтерскому учету, но несколько усложняется отчетность.
2. Вычесть возвратные или недостающие позиции сразу и не ставить их на приход вообще. В документе поставщика вручную произведите правки, которые завизируйте подписью ответственного лица поставщика. В случае сверок скан-копия документа подтвердит причину расхождений. В этом случае поставщик в сжатые сроки отправляет замену документов с учетом реально выявленных разночтений.

Маркировка согласно правилам

В каких случаях необходима маркировка товара:

1. если товар пришел с неразборчивым (стертым) штрих-кодом или вовсе без него;
2. если необходимо организовать быстрые продажи в супермаркете на кассе, то используется внутреннее штрих-кодирование;
3. если упаковка товара полностью выполнена на иностранном языке, то в этом случае создают в зависимости от необходимости:

• наклейки с внутренним штрих-кодом;
• наклейки-этикетки с пояснениями на русском языке.

Если Вы принимаете штучные позиции, то этот этап можно совместить с количественной проверкой товара при приемке.

1. Распечатайте количество штрих-кодов на основании документов поставщика.
2. При приемке маркируйте товар сразу, т.е. на каждый принятый товар сразу  наклейте маркировку.
3. Если вдруг останутся «лишние» наклейки, значит, товаров пришло меньше, чем  отражено  в документах. Такое решение помогает провести точную приемку товаров по количеству и сэкономить время на отдельных этапах – приема и маркировки.

Распределение по местам хранения

Хранение товаров на складе может осуществить двумя способами:

• В произвольном порядке. Обычно применяется в небольших складах, где поиск товара занимает минимум времени.
• Адресное хранение. Каждое наименование должно находиться в соответствующей ячейке (сегменте) склада.

В последнем случае избегайте ошибок при размещении товаров, так как это напрямую связано с эффективностью их последующей продажи.

Склады для хранения товаров бывают двух типов – оптовые и розничные. Если склад оптовый, то себестоимость товаров считается по приходной цене. В рознице используют розничную цену продажи. Откуда взялась эта разница? 

• В розничной точке применяется минимум инструментов учета. Здесь весь товар продается по одной цене, руководство не изучает прибыльность продажи разным категориям клиентов и допустимые скидки, т.к. сумма наценки стабильна и прекрасно известна. А потому учет, в том числе, в денежном эквиваленте, также ведется по упрощенной схеме, т.е. по розничным ценам.
• В оптовой торговле наценка различным покупателям может заметно отличаться, появляются ситуационные скидки, например, связанные с общей суммой покупки и т.д. Здесь важно анализировать различные параметры продаж. Соответственно, складской учет ведется по цене поставщика, а продавцы могут работать с разными вариантами наценки.

Автоматизация процесса приемки товара

Этот этап очень сильно зависит от товарной группы и особенностей работы компании, а потому бизнес-процесс для приема товара в каждом случае придется создавать практически с нуля.

Для автоматизации приема товара используются следующие устройства:

• сканер штрих-кодов, позволяющий автоматически добавлять товар в приходный документ;
• терминал сбора данных - он сканирует товары, добавляет информацию о них в собственное хранилище. А потом при подключении весь массив данных передает в систему. Отличие устройств в площади охвата, скорости передачи данных и других нюансах. Какой вариант выбрать – зависит от Ваших предпочтений и особенностей товара:

1. если Вы принимаете маленькие товары в небольших количествах, обычного проводного сканера будет достаточно. Тем более что он и самый дешевый.
2. в других случаях применяйте автономный терминал или беспроводные сканеры.

• принтер этикеток – это еще один важный инструмент для автоматизации прихода. Моделей такого оборудования существует очень много. Главное обращайте внимание на условия эксплуатации. Особенно это важно при использовании принтера в неотапливаемых складских помещениях. 

Рекомендуем для приема товара использовать корзину прихода. Это документ, который формируется исключительно на основе сканирования. Далее оператор загружает данные из расходного документа поставщика, на основании которых автоматически сравнивается корзина приходов с приходным документом.

Такой способ позволяет быстро выявить недостачу товаров, пересортицу, ошибки оператора или приемщика. Любое разночтение демонстрируется на экране и сопровождается сигналом для привлечения внимания. После чего сотрудники при помощи повторных проверок находят и устраняют причину (вносят корректировки).

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»