Служебная записка — это внутренний документ, который подтверждает отправку работника в командировку. Может использоваться в двух случаях:

1. когда нужно сообщить начальству о необходимости командировать сотрудников;
2. когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником и после возвращения. Конкретные сроки представления служебной записки в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной служебной записки доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Правила составления служебной записки на командировку

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении служебной записки на командировку, поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований (см. образец 1).

• Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
• Адресуйте служебную записку на командировку лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
• Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
• Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
• Подробно объясните причины, цели, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
• Поставьте дату составления и подпишите ее.

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, то к правилам, изложенным выше, добавляются еще и эти:

Укажите, использовался ли личный либо рабочий транспорт:

1. если да, то впишите государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе;
2. время отправки и возвращения - это позволит точно определить длительность поездки.

Отразите условия проживания — в нашем примере (см. образец 2) работник сообщает, что проживал у родственников.

В разделе «Приложения» пропишите, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование.

1. путевой лист,
2. кассовые чеки с заправок,
3. квитанции на парковку,
4. отчет о выполненной работе и т.п.

Чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

• Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.
• Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Надо ли подтверждать поездку и расходы на нее, когда в командировку в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст.

Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Образец 1. Служебная записка о направлении в командировку.

Образец 2. Служебная записка о подтверждении факта пребывания в  командировке.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»