Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п. 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее.

Действующее законодательство не регламентирует то, каким образом соответствующие лица должны приобретать свои полномочия. На практике распространено закрепление данных полномочий посредством издания руководством следующих документов:

• приказа на право подписи конкретным лицом или перечнем лиц;
• доверенности на право подписи.

Эти документы отличаются тем, что:

• действие приказа распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность - на любых лиц, указанных в бумаге;
• составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ, а во втором — Гражданский Кодекс РФ.

Выбор будет зависеть от Ваших целей:

• если нужно подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ;
• если будете подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность.

Рассмотрим специфику обоих способов передачи права на подпись подробнее.

Приказ о праве подписи первичных документов

Наиболее распространенным вариантом закрепления передачи права подписи первичных документов - является оформление приказа. Договор, счет, товарная накладная, счет-фактура — все это распространенные первичные документы бухучета. Список форм можно расширить, закрепив их в учетной политике. Право подписи первичных документов принадлежит директору организации, но в его отсутствие обязанности подписи бумаг должны быть возложены на другое лицо.

Оформление приказа на право подписи первичных документов

Приказ не нуждается в нотариальном оформлении, но должен быть правильно составлен. Нижеуказанные условия должны быть указаны максимально четко, конкретно и обязательно соблюдены:

• название компании и ее реквизиты;
• реквизиты бланка (номер и дата);
• место и дата составления документа;
• правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
• перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
• образец росписи уполномоченного лица и директора;

С решением обязательно следует ознакомить соответствующего работника, который должен сделать отметку об ознакомлении и выразить согласие с передаваемыми ему полномочиями.

По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации, так как финансово-хозяйственная сфера деятельности очень важна для работы предприятия. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.

Приказ на право подписи финансовых документов

Руководитель компании не может контролировать каждый документ и проверять его, поэтому обязанности отдельных сотрудников утверждать финансовые бумаги от собственного имени он закрепляет приказом. Такой работник наделяется правом самостоятельно заключать соглашения, составлять счета-фактуры и прочие бухгалтерские и финансовые бумаги. Круг его полномочий должен быть четко определен.

Приказ на право подписи главного бухгалтера

Раньше не подписанные главбухом документы считались недействительными и не принимались к исполнению. Согласно ст. 73 402-ФЗ, ведение бухучета может быть возложено на главбуха, другого сотрудника или стороннего бухгалтера. Допускается ведение бухучета руководителем лично, если речь не идет о кредитной организации.

Например, при осуществлении закупки оборудования или заключении контракта, командированное лицо может наделяться возможностью составлять документы от имени руководства.

Доверенность на право подписи документов

Еще одним вариантом документа, удостоверяющего право подписи, является доверенность.

Доверенность выдается в следующих случаях:

• при командировках;
• для представления интересов предприятия в судебных и госорганах;
• в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле.

Виды доверенностей:

• доверенность, которая выдается руководителем организации и предоставляет возможность подписывать от его имени различные бумаги. Их перечень следует отразить в доверенности, чтобы исключить возможность выхода за пределы полномочий сотрудника;
• нотариальная доверенность, выдается только нотариусами. Они выполняются на специальных бланках.

Принципиальные отличия доверенностей:

• Доверенность руководителя может позволять совершать от его имени сделки, вести хозяйственную деятельность и т.д., то есть, уполномоченное лицо получает возможность совершать значимые действия в отношениях с партнерами или контрагентами предприятия.
• Нотариальная доверенность выдается для представления в судебных органах или органах государственной власти.

Как отозвать право подписи

Ранее изданный приказ отменяется путем издания нового — отменяющего приказа. В нем необходимо указать:

• какой приказ отменяется;
• с какой даты;
• графа для ознакомления.

Информирование уполномоченного лица об отмене — это обязательное условие. Расписаться такое лицо может как на самом приказе, так и на отдельном листе ознакомления.

Доверенность, оформленная на бланке организации, аннулируется распорядительным документом руководителя.

Нотариально оформленная доверенность — аннулируется нотариусом. Условие об информировании уполномоченного лица об аннуляции также обязательно.

Образцы приказов

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»