Корпоративные карты банк выпускает на работников компании, но привязывает карту к счету юридического лица — расчетному или отдельному счету покрытия банковских карт. По обычным зарплатным картам банк открывает счет на физлицо — работника фирмы.
Получать корпоративные карты в банке могут сами работники. Но удобнее, если они поручат это директору или бухгалтеру и заполнят доверенность. Тогда уполномоченный сотрудник компании получает карты в банке вместе со специальной ведомостью. В ведомости распишутся держатели карт. Потом документ Вы передадите в банк.
Алгоритм оформления корпоративных карт
- Шаг 1. Примите решение: сколько карт надо выпустить, и для каких сотрудников.
- Шаг 2. Заключите договор с банком на открытие счета покрытия карт.
- Шаг 3. Соберите заявления и доверенности работников, подайте вместе с заявкой на выпуск карт. При подаче заявки на выпуск карт, сразу установите лимиты по картам — для снятия наличных и по расчетам картой. Это можно сделать через интернет-банк.
Например, Вы перевели на счет покрытия карт 10 тыс. руб. Эта сумма доступна для снятия на всех картах, привязанных к счету. Но в личном кабинете Вы указываете, что 3 тыс. руб. в день вправе потратить работник Иванов, а 7 тыс. руб. — Сидоров.
- Шаг 4. Получите карты, раздайте сотрудникам по ведомости. Ведомость верните в банк.
Плюсы и минусы подотчетных карт и наличных расчетов
Расчет корпоративными картами
Преимущества:
- Можно перевести деньги на карту в любое время через интернет-банк.
- Не нужно заказывать наличку в банке для выдачи денег.
- Если работник платит от имени компании по доверенности, то может оплатить картой больше 100 тыс. руб.
- Если работник потерял карту, то ее можно заблокировать и сохранить деньги.
- Можно следить онлайн за расходами работников при помощи SMS и проверить все покупки подотчетника по выписке банка.
Недостатки:
- Не все магазины принимают карты.
- Если снимать наличку, за снятые наличные с карты банк берет комиссию.
- Банки выпускают именные карты. Если работник уволился, то придется заказывать новую карту на другого сотрудника.
Наличные расчеты
Преимущества:
- Наличкой работник может расплатиться в любом месте.
- При выдаче денег подотчетнику из наличной выручки не надо платить комиссию банку за снятие наличных со счета.
- Наличку можно выдавать работнику в первый день приема на работу.
Недостатки:
- Наличку можно выдать только в рабочее время в офисе компании.
- Потребуется заказывать наличку в банке, если в кассе нет наличной выручки.
- Расчеты наличными по договору поставки ограничены, не более 100 тыс. руб.
- Если работник потеряет наличные, вернуть их не получится.
- Неизвестно, какую сумму работник потратил, пока тот не отчитается. Работник может обмануть – купить на одну сумму, а приложить завышенный чек.
Условия обслуживания карт в 5 крупных банках
Если у Вас открыты счета в разных банках, то выясните, выпускает ли Ваш банк бизнес-карты и сравните условия обслуживания по картам, а затем уже решите, где их выгоднее оформить.
Условие | Банк | ||||
Сбербанк | Альфа-Банк | ВТБ | Газпромбанк | Россельхозбанк | |
Счет для операций с картами | Карточный | Расчетный | Карточный | Карточный | Карточный |
Стоимость обслуживания карт | 2500 руб. в год или 250 руб. в месяц | 199-500 руб. в месяц в зависимости от карт | 45-250 $ в год в зависимости от типа карты | 3300-6600 руб. в зависимости от типа карты | 2000 руб. в год |
Комиссия за снятые наличные | 0,3% от суммы | 1,5-5% в зависимости от карты и тарифов | 1% от суммы | 1% от суммы | 1% от суммы |
Лимиты для снятия наличных | 170 тыс. руб. в сутки по одной карте и 5 млн. руб. в месяц по одному счету | 150-450 тыс. руб. в сутки в зависимости от карты | 200 тыс. руб. в сутки по карточному счету | 100 тыс. руб. в сутки и 1 млн. руб. в месяц по одной карте | 300 тыс. руб. в сутки в банкомате и 500 тыс. руб. в сутки в отделении банка |
Количество карт | До 5 к одному счету | Без ограничений | Без ограничений | Без ограничений | Без ограничений |
СМС-информирование | 60 руб. в месяц за одну карту | Бесплатно или 79 руб. в месяц в зависимости от тарифа | Бесплатно | Бесплатно | 60 руб. в месяц на один номер |
Учет операций по картам
Как вести бухгалтерский учет операций по картам
Бухучет операций по корпоративной карте зависит от того, открыл ли банк для карты отдельный счет:
- если счет отдельный, отразите операции сначала на счете 55 субсчет «Корпоративные карты»;
- если же банк выпустил карту к расчетному счету, то отражайте все операции на счете 51.
Все операции сотрудника по карте Вы увидите из банковской выписки, которую можно заказать через интернет-банк. По выписке видно, расплачивался ли подотчетник напрямую с продавцом или снимал деньги с карты. А по наименованию операции можно понять, с кем подотчетник рассчитался картой. Если работник снимал наличные, а потом вернул неизрасходованные суммы, эта операция также видна из выписки. В наименовании операции банк обычно пишет: «Взнос наличных через АТМ».
Образец выписки банка по операциям бизнес-карты
Как вести налоговый учет операций по картам
Расходы в книге учета отразите после того, как руководитель утвердит авансовый отчет, а Вы проведете операции в бухучете (оприходовали материалы или отразили расходы на проезд, жилье в командировке и т. п.). Если подотчетный работник купил товары для перепродажи, то расходы учтите только тогда, когда продадите продукцию (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК).
Пример: Банк выпустил бизнес-карты к отдельному счету покрытия карт. В магазине работник расплатился картой за бумагу для принтера на 3000 руб. Кроме того, он снял в банкомате с карты 4200 руб. наличными, чтобы купить картридж за 4150 руб. Оставшиеся от покупки 50 руб. работник вернул в кассу.
Бухгалтер сделает проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
3000 руб. — работник расплатился картой;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
4200 руб. — работник снял наличные с карты, чтобы оплатить покупку;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
7150 руб. — оприходовали бумагу и картридж для принтера;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
50 руб. — подотчетный работник вернул в кассу остаток подотчетных средств.
В книге учета компания запишет расходы — 7150 руб. (подп. 5 и 17 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 1 ст. 346.17 НК).
Как оформить авансовые отчеты при операциях с картами
Подотчетник, который расплатился корпоративной картой, оформляет авансовый отчет. Если Вы ведете учет в программе, удобнее составлять отчет по типовой форме № АО-1 (постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55).
В авансовом отчете укажите:
- На титульном листе посчитайте и запишите, какую сумму подотчетник оплатил картой или снял через банкомат. Проверьте документы, запишите израсходованную сумму и вычислите остаток подотчетных.
- В оставшихся строках заполните бухгалтерские записи, которые перенесете в регистры бухучета.
Образец заполнения авансового отчета (условия взяты из примера выше).
Какие документы приложить к отчету
На обратной стороне авансового отчета работник должен записать, сколько и на что потратил деньги. Эти суммы должны соответствовать документам, которые работник прикладывает к отчету:
- если расчет был произведен корпоративной картой за приобретенные товары, материалы, работы или услуги, то работник прикрепляет к авансовому отчету чек из POS-терминала — слип (письмо Минфина от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253);
- если были сняты наличные через банкомат, то работник приложит к документам квитанцию банковского терминала.
Для подтверждения того, что именно работник купил, требуйте с работника кроме чека или квитанции из терминала, еще и документы на расходы. Это те же бумаги, что и при наличных подотчетах:
- при покупке товаров или материалов — накладные, товарные и кассовые чеки;
- при оплате работ или услуг — заказ-наряды, акты, онлайн-чеки, квитанции и т. д.
Что делать, если работник потратился на личные нужды
Если сотрудник потратил подотчетные деньги на личные цели — обед в кафе, покупки для дома и т. п., задолженность по подотчету не закрывайте. Оставьте сумму «висеть» на счете 71.
Удержать потраченные деньги из зарплаты работника можно двумя способами:
- По приказу руководителя. Издайте приказ об удержании в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных. Письменно ознакомьте работника с приказом. Работник должен написать, что он согласен с суммой и основанием удержания. Удержать с одной зарплаты можно не более 20 % от суммы на руки (ст. 138 ТКРФ).
- По заявлению сотрудника. Попросите работника написать заявление с просьбой удержать долги. Тогда можно вычесть из его зарплаты сразу всю сумму (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).
Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»
Последнее изменение Вторник, 29 марта 2022