Нормы составления описи
Форма составления описи свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.
Бланк описи должен включать в себя следующие сведения:
- наименование передающей компании и адресата (например, Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации);
- дату составления;
- список в форме таблицы, с указанием:
- номера;
- полного наименования акта;
- количества его экземпляров;
- количества листов (здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта; если бумага объемом 2 листа отправляется в 3-х экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов»);
- суммарное количество переданных листов нормативных актов.
В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов:
- бланк подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу;
- ставится отметка о принятии отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.
Опись документов для передачи другой организации
Форма описи документов для передачи другой организации является простой таблицей. Здесь особое внимание нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию (это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т. п.).
При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии.
Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются.
Передаточный список готовится в 2-х экземплярах:
- один отдают адресату,
- а второй остается у компании-отправителя.
Опись документов для передачи в архив
Такая опись документов применяется даже тогда, когда архивируется всего одно дело. Этот бланк содержит больше обязательных для заполнения полей.
Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включите дополнительную графу под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.
В графе «Крайние даты» укажите сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов.
При необходимости добавьте графу «Дата документа», здесь имеется в виду не дата составления, а день регистрации.
Если дела сдаются в архив в электронном виде, то также их опишите. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.
Формы списков дел, которые направляются в архивы государственных музеев, РАН, библиотек, муниципальных архивов, утверждены Приказом Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273.
Если в компании не используются свои фирменные бланки, то можно воспользоваться нашими шаблонами, заполнить их и использовать в работе.
Шаблоны: https://tpprf.ru/ru/business_development/legal_assistance/#shablony-opisi-k-rassylke-ot-05-03-2019-
Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»
Последнее изменение Вторник, 29 марта 2022