Нормы составления описи 

Форма составления описи свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Бланк описи должен включать в себя следующие сведения:

• наименование передающей компании и адресата (например, Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации);
• дату составления;
• список в форме таблицы, с указанием:
• номера;
• полного наименования акта;
• количества его экземпляров;
• количества листов (здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта; если бумага объемом 2 листа отправляется в 3-х экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов»);
• суммарное количество переданных листов нормативных актов.

В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов:

• бланк подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу;
• ставится отметка о принятии отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.

Опись документов для передачи другой организации 

Форма описи документов для передачи другой организации является простой таблицей. Здесь особое внимание нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию (это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т. п.).

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии.

Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются.

Передаточный список готовится в 2-х экземплярах:

• один отдают адресату,
• а второй остается у компании-отправителя.

Опись документов для передачи в архив 

Такая опись документов применяется даже тогда, когда архивируется всего одно дело. Этот бланк содержит больше обязательных для заполнения полей.

Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включите дополнительную графу под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.

В графе «Крайние даты» укажите сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов.

При необходимости добавьте графу «Дата документа», здесь имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

Если дела сдаются в архив в электронном виде, то также их опишите. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Формы списков дел, которые направляются в архивы государственных музеев, РАН, библиотек, муниципальных архивов, утверждены Приказом Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273.

Если в компании не используются свои фирменные бланки, то можно воспользоваться нашими шаблонами, заполнить их и использовать в работе.

Шаблоны: https://tpprf.ru/ru/business_development/legal_assistance/#shablony-opisi-k-rassylke-ot-05-03-2019-

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»​​​​​