KPI (Key Performance Indicator) – это коэффициент, определяющий эффективность работы того или иного предприятия: насколько оно удачно функционирует, достигает ли поставленных целей. Система KPI помогает разобраться, какие меры нужно принять для улучшения эффективности. Эффективность же охватывает все действия, произведенные за установленный промежуток времени, а также пользу, полученную предприятием от каждого отдельно взятого работника.

Индикаторы KPI бывают следующие:

• KPI производительности — показывает соотношение затраченных денег и времени с достигнутым результатом;
• KPI затрат — показывает, сколько задействовано ресурсов;
• KPI результата — иллюстрирует полученный в ходе выполнения задач итог.

Для чего нужен KPI

KPI система нужна для удобства измерения результатов работы отдельных сотрудников, подразделений, а значит, и всего предприятия.

В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов. Ее целесообразно применять относительно работников, чей труд непосредственно влияет на экономические показатели компании.

Помимо мотивации сотрудников, руководители компании используют KPI в качестве инструмента для анализа работы своих подчиненных. Эта система позволяет четко увидеть пробелы в деятельности, и на каком этапе они возникли.

Например, начальник отдела продаж отслеживает клиентскую базу менеджера, какое количество звонков и встреч делает работник. Если эти показатели выполняются в достаточном объеме, но продаж мало, то можно сделать вывод, что у сотрудника не хватает определенных знаний, навыков или личностных качеств для успешной работы.

Ключевые показатели KPI

Ключевые показатели эффективности KPI бывают 2-х видов:

1. Запаздывающие – это финансовые показатели, показывающие итоги проделанной работы и определяющие потенциальные возможности предприятия. Но они не могут отразить эффективность ни всей фирмы, ни ее подразделений.
2. Оперативные (опережающие) – эти показатели дают возможность направлять дела в нужное русло в течение отчетного периода и приводить их к конечному нужному результату. Именно на их основании можно сделать анализ качества рабочих процессов, производимого товара, а также понять, насколько доволен этим товаром потребитель.

Как правильно внедрить KPI: этапы разработки

При внедрении KPI учитывайте специфику компании, цели, задачи, и бизнес-процессы.

Объясняйте сотрудникам, что эффективность их работы будет напрямую влиять на уровень их дохода. Соответственно персонал нужно обучать.

Разработайте соответствующую документацию: коллективный и трудовой договоры, штатное расписание и все остальные бумаги, имеющие отношение к оплате труда.

Не вводите систему KPI сразу во всей фирме. Сначала протестируйте ее на 1-2 подразделениях.

Придерживайтесь определенных правил и принципов при переходе на KPI:

1. Правило «10/80/10» - определите 10 ключевых индикаторов результативности, 80 производственных индикаторов и 10 индикаторов эффективности. Не используйте намного больше индикаторов KPI, потому что это перегрузит менеджеров лишней ненужной работой, а руководители будут вынуждены искать причины невыполнения показателей, мало влияющих на результативность.
2. Производственные показатели и стратегический план должны быть согласованы. Соотнесите индикаторы производственной деятельности с критическими факторами успеха (КФУ), объединенными в сбалансированную систему показателей (ССП), и со стратегией предприятия.
3. Управляйте и контролируйте. Каждому подразделению компании, отвечающему за свой показатель, предоставьте ресурсы для того, чтобы им управлять. Результат контролируйте.
4. Процессы оценки показателей, отчетности и повышения производительности должны интегрировать.Введите порядок оценки показателей и отчетности, который подтолкнет сотрудников к требуемым действиям. С этой целью проводите отчетные собрания для рассмотрения решаемого вопроса.
5. Партнерство. Чтобы успешно повышать производительность, обеспечьте партнерские отношения между всеми вовлеченными сотрудниками. Для этого способ внедрения новой системы нужно разрабатывать вместе. Это позволит всем понять, в чем плюсы нововведений, а также убедиться в необходимости перемен.
6. Перенесите усилия на главные направления. Чтобы повысилась производительность, расширьте полномочия специалистов: помогите в повышении квалификации, предложите разработать собственные KPI, обеспечьте проведение тренингов.

Как рассчитать KPI

Выберите 3-5 показателей эффективности, которые будут критериями оценки специалиста.

Определите вес каждого индикатора. Суммарно вес должен быть равен 1, а самый большой всегда принадлежит важнейшему показателю.

Например: новые заказчики — 0,5; покупатели, сделавшие повторный заказ — 0,25; положительные рекомендации — 0,25.

Проанализируйте данные по всем выбранным индикаторам за последние полгода и составьте план:

Воспользуйтесь формулой расчета KPI: индекс KPI = Вес KPI*Факт/План для вычисления в Excell KPI-показателей.

В таблице итоговый показатель равен 113,70%, это хороший результат, но, если посмотреть подробнее, то видно, что плановые нормативы выполнены не все.

Рассчитайте заработную плату, основываясь на том, что общий заработок составляет 800$, в т.ч.: постоянная часть (оклад) — 560$, переменная (премиальная) — 240$. За стопроцентный индекс работнику полагается оклад и полная премия. Но из-за того, что план перевыполнен, сотрудник получит дополнительные бонусы в размере 13,7% от премиальной части, то есть 32,88$. В итоге зарплата работника составит 560$+240$+32,88$=832,88$.

А если сотрудник не выполнит план, и показатель его эффективности будет ниже 99%, то размер премии пропорционально сократится.

А если сотрудник не выполнит план, и показатель его эффективности будет ниже 99%, то размер премии пропорционально сократится.

С помощью расчетов и таблицы можно увидеть те проблемы и сложности, с которыми сталкивается работник. Низкие показатели могут быть связаны с тем, что неправильно составлен план или неверна сама стратегия повышения лояльности. Контролируйте проблемный участок, а если дела не улучшатся, то измените показатели эффективности.

Ориентируясь на цели, расчет можно дополнять новыми значениями. Это может быть система штрафов, число решенных и нерешенных задач и многое другое. Например, если работа по плану сделана менее чем на 70%, сотрудник не получит премию совсем.

Есть альтернативный способ расчета зарплаты относительно % выполнения плана:

KPI и планирование в организации

Показатели KPI могут применяться при планировании и контроле деятельности фирмы. После того как работа будет закончена, измерьте фактические показатели и, если они серьезно отклоняются от плановых не в лучшую сторону, то произведите анализ и корректировку дальнейшей деятельности.

Такое планирование будет способствовать достижению необходимых целей.

Как мотивировать персонал на выполнение KPI

Благодаря применению системы KPI, при оплате труда фиксируются плановые и фактические показатели. Это дает:

• руководителю - понимание того, как мотивировать сотрудника и за что;
• сотруднику - видение плюсов и минусов своей работы и осознание того, какие действия принесут ему вознаграждение, а за что могут взыскать.

Например, менеджер продал большее количество услуг, чем было запланировано, и расширил клиентскую базу множеством новых клиентов. Так он перевыполнил план и дополнительно к зарплате получит премию. Но, если менеджер продал услуг гораздо меньше, чем запланировано, он может вовсе лишиться премии и получить «голый» оклад, т.к. личные показатели его низкие.

Но мотивировать можно не только деньгами. За выполнение показателей можно наградить тренингами, оплаченными компанией, внеплановыми выходными, подарками и другими «пряниками».

Для составления KPI для сотрудников, ориентируйтесь на общую для всех сотрудников цель и сильную мотивацию. Работа заинтересованных специалистов в команде, способна в короткие сроки привести компанию к достижению поставленных целей.

В каких случаях KPI не нужен

Нецелесообразно вводить систему KPI в молодой компании, которая только начала свое существование. Здесь еще не сформирована система управления.

Не стоит внедрять KPI и в тех подразделениях, которые из-за этого могут отрицательно повлиять на остальные отделы фирмы и даже сильно навредить.

Ошибки при внедрении KPI

Введение KPI для одной лишь статистики - наиболее распространенная ошибка. В итоге индикаторы одного подразделения не будут иметь никакой связи с индикаторами другого.

Например, службе снабжения предприятия нужно было сократить расходы. Для этого работники приобретали сырья в больших объемах для получения скидок, а также закупали товар с браком. Это переполнило склады и заморозило финансы в сырье, что перекрыло все плюсы.

А у производственного отдела был свой приоритетный показатель — коэффициент загрузки производственного оборудования. Для эффективного использования времени сотрудники производили в больших количествах определенную продукцию, чтобы экономить ценные минуты на переоборудовании станков. Но от этого пострадало выполнение плана по продажам коммерческим отделом, т.к. отсутствовал необходимый ассортимент, и в конкретный отрезок времени клиент мог приобрести только товар одного вида.

В итоге сложилась ситуация, когда каждый тянет одеяло на себя, а цели не достигает никто. Результат свелся к нулю, и вся работа была сделана напрасно.

Фокусирование внимания исключительно на материальных показателях, которые являются результирующими: уровень продаж, доход и др. - еще одна распространенная ошибка. Только когда ключевые показатели имеют не финансовый, а упреждающий характер, можно достичь цели гораздо эффективнее.

Например, сколько звонков должен сделать менеджер по продажам, сколько встреч провести, сколько заключить договоров, чтобы добиться того самого результирующего KPI? Именно на основе таких нефинансовых факторов должна строиться система мотивации сотрудников, а на финансовые должны ориентироваться непосредственно руководители отделов.

Не обозначить лиц, ответственных за тот или иной показатель - это тоже серьезный промах.

Например, порядок поощрений не подразумевает премиальные выплаты или их урезание руководителем за выполнение или невыполнение плана. В таком случае начальник не может отвечать за действия подчиненных, ведь он не имеет никакой возможности оказывать на них влияние.

Плюсы и минусы от внедрения системы KPI

Работа по системе KPI имеет много преимуществ:

• в компаниях с такой системой сотрудники работают на 20 — 30% эффективнее;
• специалисты четко понимают, какие задачи первоочередные и как их выполнять;
• существенно облегчается контроль деятельности компании, благодаря чему проблемы обнаруживаются уже на этапе их возникновения и решаются, не успев нанести вред;
• при расчете зарплаты действует принцип справедливости: тот, кто работал старательно, получает больше и это позволяет удерживать ценные кадры;
• ФОТ становится средством мотивации персонала, а не основным источником расходов.

Есть у системы KPI и недостатки.

• Итоговая эффективность оценивается не всегда корректно. Этого можно избежать, если на этапе разработки системы безупречно сформировать критерии, по которым будет производиться оценка KPI.
• На внедрение KPI уходит много времени и сил, так как все показатели нужно детально прорабатывать.

Советы для стартапа

На этапе стартапа или развития нового направления компания может не ориентироваться на прибыль. Для нее важнее заявить о себе на рынке, завоевать на нем долю. Здесь KPI должны быть выполнены так, чтобы они не приносили убытков. Это может быть выполнение плана продаж, плана по поступлениям или доля дебиторской задолженности в общем объеме выручки.

При этом ставьте обязательное условие, которое закрепите в KPI: хотя бы при одном минусовом контракте KPI полностью обнуляется. Это позволит предотвратить ситуацию, когда при стабильном росте продаж обнаруживается нехватка средств на покрытие операционных расходов — просто потому, что менеджеры не заинтересованы в получении компанией прибыли и не генерируют необходимый для покрытия затрат денежный поток.

На этапе быстрого роста важно разделять показатели выручки по новым клиентам и показатели выручки по действующим. Иначе менеджер на свое усмотрение будет выбирать драйверы для развития и, что логично для любого человека, пойдет по пути наименьшего сопротивления.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»​​​​​​