График включает в себя информацию о планируемых датах отдыха по каждому сотруднику, а также фактические отметки об отдыхе или о переносе сроков отдыха.

Процедура составления графика отпусков

Законодательством не описана процедура составления графика, но порядок действий может быть такой:

1. сбор данных о планах на отдых у персонала;
2. обработка информации ответственным лицом;
3. заполнение формы графика;
4. согласование с профсоюзной организацией при необходимости;
5. утверждение графика руководителем;
6. предоставление графика для ознакомления сотрудникам.

Особенности составления графика отпусков

Основанием для заполнения формы графика является информация от сотрудников, рекомендуем собирать ее в письменном виде.

Согласно ТК РФ совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Поэтому включать в график информацию об отдыхе совместителей хоть и желательно, но необязательно.

В график включается информация, как об основных, так и о дополнительных отпусках. Но данные о неоплачиваемых отпусках не включаются.

Если сотрудник имеет неиспользованные дни отпуска, подлежащие переносу на следующий год, то они тоже включаются в данный документ.

График подписывает начальник кадровой службы (при наличии) и утверждает руководитель организации или ИП.

Если желаемые даты отпусков совпадают у отдельных сотрудников, то руководитель вправе потребовать изменить эти даты.

Самостоятельная разработка формы графика отпусков

Ранее форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, была обязательной, но с 2013 года ее использование не является обязательным. Компании имеют право самостоятельно разработать бланк графика отпусков.

Рекомендуем включать поля:

1. наименование работодателя;
2. реквизиты документа (номер, дата и год, на который график утверждается);
3. данные сотрудника (ФИО, должность, табельный номер, подразделение при наличии);
4. данные о планируемых отпусках с указанием их продолжительности и дат начала и окончания;
5. данные о фактических датах отпуска;
6. данные о переносе отпуска с указанием документа-основания;
7. поле для подписи руководителя.

Срок составления и утверждения графика отпусков на 2019 год

График отпусков утверждается работодателем за 2 недели до наступления нового календарного года. Такие сроки указываются в ст. 123 ТК РФ. Так в 2018 году самой поздней датой утверждения графика отпусков на следующий год может стать 17 декабря 2018 года.

Для внесения изменений в график сроки не предусмотрены. Это делается по мере необходимости и на основании приказов.

Приказ на утверждение графика составлять необязательно.

Если не успели вписаться в сроки — ничего страшного, просто утвердите график задним числом, например, 10 декабря. Успеете до проверки трудовиков — штрафов не будет.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»​​​​​​​